تحلیل سیستم چیست؟ تفکر سیستمی چیست؟

با تجزیه و تحلیل سیستم ها آشنا شویم

تحلیل سیستم عبارت است از شناخت جنبه های گوناگون یک سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای آن به منظور دستیابی به اطلاعات بنیادین و اساسی جهت طراحی ، استقرار یا جایگزینی سیستم مناسب.

تحلیل سیستم فرآیندی قابل پیاده سازی در هر سیستم و ساختار مشخص است، از بررسی یک سیستم نرم افزاری یا سیستم تولید یک کارخانه تا تحلیل سیستم مدیریتی و کاری یک سازمان و تیم.

هدف از تجزیه و تحلیل سیستم در مدیریت، ایجاد اصلاح و بهبود در عملکرد سازمان از طریق به جایگزینی رویه ها و روش های بهتر برای پیشبرد و انجام كارها است. با توجه به اینکه هر سیستم علاوه بر اجزای فیزیکی، متشکل از روش ها و شیوه های گوناگون انجام كار است. فردی كه مسئولیت تحلیل سیستم ها را بر عهده دارد، بایستی علاوه بر كل سیستم، نسبت به روش های موجود و شیوه های پیاده سازی و انجام كار نیز دارای شناخت کافی باشد.

اگر شما به عنوان یک مدیر خودتان دارای توانایی و دانش تحلیل سیستم هستید قطعا باید نسبت به تمام فرایندهای درون سازمانی و زیرساختاری مجموعه خودتان نیز مسلط و آگاه باشید. هرچند وجود افراد متخصص و تیم های خبره در تحلیل سیستم ها، این شرایط را فراهم آورده است تا کار را به کاردان سپرده و با ایفای صحیح نقش مدیریتی به آگاهی، شناخت و پیشبرد اهداف مورد نظر تیم تحلیل کمک نمائید.

تجزیه و تحلیل سیستم ابزاری مفید برای مدیران

یکی از مهمترین و اولین وظایف مدیران در سازمان، وظیفه آسیب شناسی و ایجاد تغییر در جهت رفع آسیب است. تجزیه و تحلیل سیستم ها می تواند ابزاری مفید برای مدیران در ایجاد تغییرات لازم باشد.

نظر به این كه هر روز شاهد توسعه و گسترش ساختاری، لجستیکی و اهداف سازمان ها هستیم ، اهمیت سپردن تحلیل و تجزیه سیستم به کارشناسان تحلیل سیستم، كه افرادی با تجربه، كارآزموده و متخصص در این زمینه هستند بیشتر از پیش می گردد.

شاید بتوان وظیفه اصلی این کارشناسان را ثبت و ضبط تصاویر سه بعدی از وضع موجود سازمان ها دانست که به آنها کمک می کند به یک دید و شناخت صحیح از سازمان برسند. تا با دقت در تصاویر به دست آمده و مشخص کردن نقاط ضعف و کمبودهای سازمان، راه حل های مناسب را پیش بینی کرده و در اختیار مدیران و تصمیم گیران سازمان قرار دهند.

افراد این تیم می توانند هم از کارشناسان درون سازمان انتخاب شوند، هم شامل افراد و کارشناسان بیرون از سازمان باشند. شما می توانید برای این مساله از موسسات مشاور مدیریت كه در زمینه تجزیه و تحلیل سیستم ها تخصص دارند، استفاده کنید. خوشبختانه با رشد آگاهی مدیران و افزایش حضور مدیران نسل جدید، که برای ابزارهای مفید مدرن اهمیت بالایی قایل هستند، باعث شده است تحلیل سیستم ها و تجزیه و شناخت فرایندها در سازمان‌ های مختلف از اهمیت بالایی برخوردار باشند.

تحلیل گر یا آنالیزور ؟

به افرادی كه در امر تجزیه و تحلیل دارای دانش آکادمیک یا تجربه میدانی بالایی باشند، تحلیلگر یا آنالیزور گفته می شود. آن ها درباره نحوه كار سیستم بررسی کرده و نتایج این بررسی ها را مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهند. یا در صورت نیاز سیستم جدیدی را طرح‌ریزی می کنند كه دارای اثربخشی و عملکرد بیشتر و بهتری باشد. یک آنالیزور تا اجرا و استقرار سیستم جدید با شما همکاری کرده و هر کجا که لازم باشد توصیه‌ها و پیشنهادات لازم را به شما و سازمان تان ارائه می دهد.

از آنجایی كه تجزیه و تحلیل امر مستمر و دائم است که سازمان به صورت دوره ای یا مداوم به آن نیاز دارد و باید به طور متوالی در سازمان انجام گیرد، از آن به عنوان چرخه یا سیکل تجزیه و تحلیل یاد می شود. چرخه ای که باید سازمان را همگام با آخرین تحولات و تغییرات به روز رسانی کند.

تجزیه و تحلیل سیستم به ما چه كمكی می كند؟

تحلیل سیستم ها در یک سازمان به ما كمك می كند تا موقعیت كنونی سازمان را بهتر شناخته و از جریان و روند پیاده سازی و پیشبرد امور مختلف سازمان مطلع شویم، آن را مورد ارزیابی قرار داده و در صورت وجود برای رفع نارسایی ها و معضلات، بهترین راه حل ممکن را انتخاب كنیم.

بنابراین تجزیه و تحلیل سیستم را به طور خلاصه می توان چنین تعریف کرد: تحلیل و بررسی سیستم های فرعی یا زیر سیستم های موجود در یک سازمان به منظور اطمینان یافتن از تناسب روش های جاری با اهداف سازمان و ارزیابی اثربخشی و بهره وری این روش ها. 

هدف از تجزیه و تحلیل سیستم چیست ؟

تعریف سیستم در یک سازمان را می توان مجموعه ای از روش ها و چگونگی انجام امور نیز تعریف كرد.

 روش هایی كه به یکدیگر وابسته بوده و با اجرای هر کدام از آن ها، بخشی از اهداف سازمانی تحقق می یابد. روش ها نیز مجموعه ای از روندها و فرایندهای گوناگون انجام كار هستند كه با استفاده از آن ها می توان به اهداف اصلی و نهایی سازمان دست یافت.

این روش ها و شیوه های سازمانی انواع مختلفی دارند و هر سازمان بسته به کارکرد بخش های مختلف خویش، به اجرای یک یا چند روش نیازمند است.

روش اول

عبارت است از یك رشته عملیات و مراحل كه برای حصول كل یا بخشی از هدف های سیستم انجام می شود. در هر روش، نوع كار، اشخاص و وظایف محوله هر فرد، مراحلی که باید طی شود و شیوه های انجام به كار، مشخص می شود.

به طور معمول، این راه و روش انجام كار به صورت یک داکیومنت، تدوین و در سازمان حفظ می شود. مانند روش استخدامی در منابع انسانی، روش انبارداری در سیستم تدارکات یک شرکت و یا روش محاسبه قیمت تمام شده در سیستم حسابداری.

روش دوم

عبارت است از تشریح جزئیات نحوه انجام دادن كار، مانند حضور و غیاب كلاس های دانشگاهی با استفاده از لیست مرتب شده كامپکامپیوتری یا روش تصحیح اوراق امتحانی با توجه با بارم بندی از قبل مشخص شده.

با توجه به آنچه تا اینجا مشخص شده است، سیستم در اصل مجموعه ای از روش ها و شیوه های انجام كار است و فردی كه مسئولیت تجزیه و تحلیل سیستم ها را بر عهده دارد باید علاوه بر كل سیستم، نسبت به روش های موجود در آن و شیوه‌های انجام كار نیز دارای شناخت كافی باشد، تا بتواند با درك ارتباط و همبستگی میان روش ها و شیوه ها، نسبت به نقشی كه در تامین اهداف سازمان بر عهده دارند، مسلط و آگاه باشد.

تجزیه، تحلیل و طراحی: سیستم ها، روش ها و شیوه های تحلیل سیستم

تا اینجا سعی کردیم به شناخت کافی از تعریف سیستم و تفکر سیستمی برسیم. چرایی و چگونگی اولیه ی تجزیه و تحلیل یک سیستم را درک کنیم. با یک تحلیل گر و آنچه انجام می دهد آشنا شویم و هدف سازمان ها و مدیران از تجزیه و تحلیل سیستم را به طور خلاصه بررسی کنیم و به روش های انجام این تحلیل و پیاده سازی سیستمی را نیم نگاهی انداخته باشیم.
اما برای اینکه بتوانیم یک سیستم قوی، دانش محور، کارا و موثر داشته باشیم و در ادامه آن به تجزیه و تحلیل درستی از آن برسیم، باید بیشتر و عمیق تر به لایه های درونی این مقوله نگاه بیاندازیم. داشتن یک نگاه تخصصی و علمی به موضوعی با اهمیت، باعث می شود آگاهانه وارد یک نبرد سخت و مداوم برای بهبود و توسعه سیستم سازمان شویم. 

بد نیست یکبار دیگر تعریف سیستم را با هم مرور کنیم:
سیستم مجموعه‌ای است از اجزای به هم وابسته که با هم به یک کلیت جدید می رسند، از نظم و سازمان خاصی پیروی می کنند و در جهت رسیدن به هدفی معین به عنوان فلسفه ی وجودی سیستم، فعالیت می کنند.

 سیستم‌های موجود در اطراف ما بی‌شمار هستند و هر روز و هر لحظه با آنها رو به رو هستیم:

کهکشانها و منظومه های حیرت آور گیتی، مولکولها و سلول ها جهان هستی؛ گیاهان و حیوانات و شاید پیچیده تر از همه آن ها، انسان و جوامع انسانی. 

علاوه بر این موارد، دستسازه های نظام مند انسانی نیز نمونه های مختلفی از سیستم های پیچیده و کارا هستند. مثل ماشین ها و ادوات مکانیکی، انواع خودرو و وسایل نقیله ی پیشرفته، ربات ها و کارخانجات تمام اتوماتیک و در نهایت نظام های مختلف اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی، همه سیستم هایی برای انجام امورات و وظایف گوناگون برای رسیدن به اهداف تعیین شده و والاتر هستند. 

آشنایی با آنچه در یک سیستم جریان دارد

هر سیستم بسته به ساختار خود دارای یک سری داده ها و اجزای اصلی و درونی است. تمام آنچه که به هر نحوی وارد سیستم می‌شود و موجب تحرک و فعالیت سیستم می شود یک داده ی درون سیستمی حساب می کنیم.

اما هر داده ای که وارد سیستم می گردد، طبق برنامه مشخص شده برای سیستم، در جریان یک تغییر و تبدیل قرار می گیرد. یعنی در یک فرایند مشخص در مسیر رسیدن به هدف تبدیل می گردد.

بطور مثال: نیروی انسانی شما یک داده ی سیستمی است که با ورود به سازمان ، از طریق آموزش های مختلف در مسیر کمک به حرکت و پویایی آن قرار می گیرد.

اما این داده ها و فرایندهای تبدیل داده باید طبق یک نظم حاکم سازمانی،در نهایت به شکل کالا یا خدمت، از سیستم شما به جامعه هدف صادر و خارج شوند.بنابراین مرحله بعدی خروجی سیستم خواهد بود.

پس از اینکه خروجی سیستم شما به عنوان کالا یا خدمات وارد بازار و جامعه مخاطبین شد، شاهد اطلاعات و داده های برگشتی خواهیم بود که به آن بازخورد یا فیدبک می گوییم. یعنی واکنش های مثبت و منفی ای که جامعه نسبت به خروجی سیستم از خود نشان می دهد. این بازخوردها در اصل یک خود درمانگری و خود کنترلی لازم برای هر سیستم هستند. جمع آوری و تحلیل صحیح این داده های بازگشتی یکی از اصلی ترین راه های اصلاح، رشد و توسعه یک سیستم است.

طبقه بندی سیستم ها 

سیستم ها به روش های گوناگونی تقسیم بندی می شوند. که هر تقسیم بندی دلیل و جزئیات خاص خودش را دارد و به صورت منطقی در نحوه تحلیل و تجزیه ی سیستم نیز اثر گذار است.
در این بخش می خواهیم به بررسی و شناخت بعضی از انواع رایج تقسیم بندی سیستم بپردازیم.

سیستم اصلی و فرعی

سیستم فرعی جزء و قسمتی از سیستم است که خود نظارتی دارد. برای انجام وظیفه خاصی ایجاد شده و برای رسیدن به هدف معینی در حال کار است. سیستم های فرعی نقش ویژه و مشخصی ایفا می‌کنند و در نهایت یکی از اجزای تشکیل دهنده سیستم بزرگتری به نام سیستم اصلی هستند.

سیستم باز و بسته

یکی دیگر از طبقه بندی های سیستم‌، باز یا بسته بودن آن است. سیستم بسته، سیستمی ساده بدون ارتباط با محیط و دیگر سیستم های همجوار است. یعنی داده های ورودی بعد از ورد به حلقه ی عملکرد سیستم به صورت بی پایان و اثرگیری از بیرون در حال گردش هستند.

بر خلاف آن نیز می توان به سیستم باز اشاره کرد که با محیط خود و دیگر سیستم ها در ارتباط است. یعنی دارای یک ورودی داده است که آن را می گیردو در فرآیند تحول و تبدیل قرار می دهد و یک خروجی مشخص دارد. تفاوت اصلی این دو سیستم در این است که یک سیستم‌ بسته در برخورد با محیط و ورودی جدید و ارتباطات بین سازمانی، سازمان و ساختار خود را از دست می‌هد یا به ناچار شیوه و حوزه فعالیتش تغییر می‌کند. اما سیستم باز دارای خود کنترلی و تحول و پویایی مداوم است. برای همین به روز می شود یا نقائص خود را برطرف می کند.

تا به اینجا مشخص شد یک سیستم باز می تواند سیستمی باشد که نیل به هدف دارد و به دلیل پویایی و فعالیت می تواند دارای عملکرد مثبت باشد. شما در بسیاری از حیطه های علمی و اجتماعی می توانید اهمیت این موضوع را دریابید. در علم سیاست همواره سیستم های بسته حاکمیتی در نهایت به مشکلات عدیده ای دچار خواهند شد. رکود و اضمحلال درونی، نارضایتی و افول اقبال اجتماعی و مشکلات اقتصادی فراوان و عدم حضور در بازارهای بین المللی از نمونه مضرات یک سیستم بسته حکومتی هستند.

اما برای اینکه بیشتر و بهتر با خصوصیات یک سیستم باز آشنا شویم، ابتدا باید یک اصطلاح مهم در فرایند سیستم ها را بیاموزیم.

سیستم و آنتروپی سیستم

در هر سیستم، عامل یا عامل هایی وجود دارند که در خلاف جهت حرکت و مقابل نظم وجودی سیستم عمل می‌کنند و اصطلاحا مختل کننده‌ی نظم ابتدایی و مستقر یک سیستم هستند. به این عوامل در علوم اجتماعی و سیاسی، آنتروپی می‌گویند. آنتروپی نیز دارای یک تقسیم بندی دوگانه است: آنتروپی مثبت که عملکردی در خلاف جهت فعلی سیستم و در جهت اصلاح انحرافات آن دارد و به منظور رشد و بقای سیستم مختل شده عمل می‌کند. و آنتروپی منفی که به با ایجاد بی نظمی یا آنارشی موجب اختلال در عملکرد یک سیستم موفق و دارای عملکرد سازنده می شود. اما یک سیستم باز به عنوان سیستمی سازنده که می تواند بر بستر یک سازمان به عنوان فرایند مادر پیاده سازی شود، دارای چه خصوصیاتی است.

خصوصیات یک سیستم باز چیست؟

یگانگی و تکامل وجودی

سیستم ها در کلیت وجودی شان دارای خصوصیاتی هستند که شاید در اجزای تشکیل دهنده آن ها، به تنهایی وجود نداشته باشد. سیستم با اجزای خود به تکامل می رسد ولی اجزای آن به تنهایی کامل نیستند. این کلیت و تکامل وجودی صرفا نتیجه کنار هم قرار گرفتن اجزا نیست. بلکه برای برقراری این تکامل میان اجزا با یکدیگر و با بیرون، ارتباط مشخص و مثبتی وجود داشته باشد. این شیوه ترکیب، نظم دهی و سازمان یافتگی آن ها است که کل یک سیستم را به وجود می‌آورد. یک سیستم باز دارای تکامل سازمان یافته از اجزای موثر است.

سلسله مراتب و همبستگی

یک سیستم باز دارای مرتبه های وجودی برای اجزا و وظایف آن است که مانند یک زنجیره هر یک از این مرتبه‌ ها، در عین داشتن ارتباط و اتصال با دیگر اجزا، دارای یک ساختار و وظایف مجزا است و دارای یک مرتبه مشخص در عملکرد کلی سیستم است. هر جز فرعی یا اصلی در سیستم، با سایر اجزای دیگر مرتبط و متصل است و چنانچه در اختلال در هر یک از آنها می تواند منجر به اختلال در عملکرد اجزای دیگر یا عملکرد کلی سیستم گردد.

تناسب اجزای سیستم

داشتن تناسب بین اجزای هر سیستم و اصطلاحا وجود سنخیت در هر بخش یکی از نیازهای عملکرد مناسب سیستم است. برای همین است سازمان ها دارای آیین نامه، اساسنامه، مرامنامه و بایدها و نبایدهای سازمانی هستند. به همین دلیل است که منابع انسانی یک بخش مهم سازمان است، زیرا باید افرادی متناسب و هماهنگ با فلسفه وجودی و اهداف سازمان به کار بگیرد و جذب کند. 

استمرار و تداوم

فرآیندهای یک سیستم که در ابتدای متن به آنها اشاره کردیم، مانند داده های درونی و فرایند تبدیل و تحول داده ها و یا خروجی هر سیستم، یک امر پیوسته و مستمر است. این چرخه ی سیستماتیک باید تداوم داشته باشد تا سیستم بتواند به کار خود ادامه دهد و در صورت نیاز به اصلاح خود بپردازد. از دیگر ویژگی‌های سیستم های باز، میل به جاودانگی و تداوم همیشگی است. سیستم‌ ها تا جایی که امکان داشته باشد به حیات خویش ادامه می‌دهند و برای این بودن، نیاز به تولید اجزای جدید، اهداف جدید، روند و شیوه های نوین، آموزش و رشد و ایجاد فرایندهای به روز هستند.

گرایش به تکامل سازنده یا خود نگهداری دینامیک

یکی از ویژگی‌های اصلی سیستمهای باز، تعادل گرایی ( بالانس شرایط) یا خود نگهداری پویا و اصلاح مدام است.

منظور از این حالات که در علوم اجتماعی به Homeostasis معروف است، تلاش سیستم در حفظ متغییر‌های ضروری خود است. این متغیر ها کمیت هایی هستند که حالت و هویت بنیادین سیستم را بیان می کنند. چنانچه متغیرهای ضروری دچار بهم ریختگی و از هم پاشیدگی گردند، خاصیت تعادل گرایی سیستم ازبین می رود و سیستم دچار بحران هویتی و از بین رفتن هویت بینادین اش می شود.

هم پایایی یا Equifinality

یک سیستم باز می تواند از راه ها و مسیرهای متفاوت اما به یک هدف واحد برسد به عبارت دیگر جایگاه پایانی یک سیستم و نتیجه واحد آن ممکن است از مسیر و جایگاه اولیه متفاوتی به دست بیاید.

مدیریت و تجزیه و تحلیل سیستم ها

تعریف تجزیه تحلیل سیستم

تجزیه و تحلیل سیستم عبارت است از مشاهده و شناخت جنبه های مختلف یک سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزا تشکیل دهنده و کلیت سیستم و در نهایت بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزا برای رسیدن به فاکتورهای اساسی جهت طرح و اجرای یک سیستم اصلاح شده و مناسب تر برای رسیدن به اهداف مشخص شده.

تجزیه و تحلیل به ما کمک می‌کند تا به درک مناسبی از موقعیت فعلی سازمان برسیم، از جریان و روند کارها مطلع شویم و ارزیابی درستی از آن داشته باشیم، تا بتوانیم تصمیماتی عملگرایانه و صحیح برای رفع نارسایی و مشکلات احتمالی اتخاذ کنیم.

تعریف سیستم در یک سازمان را می توان اینگونه نیز بیان کرد:

مجموعه‌ای از روش‌ها ( عملیات و مراحل اجرا) و شیوه های انجام کار (جزئیات و نحوه ی انجام دادن کار) که به همدیگر وابسته هستند و با اجرای آن ها، به سمت اهداف سازمانی حرکت خواهیم کرد. پس در اصل تجزیه و تحلیل سیستم در یک سازمان، بررسی و شناخت دقیق این روش ها و شیوه ها و بر طرف کردن ایرادات و جایگزینی با روش و شیوه ی مناسب است.

ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم

ارتباط مدیران یک سازمان با تجزیه و تحلیل سیستم یكی از مهمترین وظایف مدیریتی است، یعنی ایجاد تغییر به منظور بهبود سازمان.

مدیران سازمانی موظف هستند در عین اینکه تعادل سازمان خود را حفظ می كنند، همگام با آخرین تغییرات و تحولاتی كه در پیرامون محلی، ملی و بین المللی رخ می‌دهد، تغییرات و اصلاحات لازم را در سازمان خود به وجود آورند.

یک رهبر موفق سازمانی باید از جدیدترین روش ها و شیوه‌های انجام كار در اداره امور سازمان خود بهره گیرد. حتی مدیران پیشرفته ترین سازمان ها و بزرگترین سیستم ها نیز از انجام این وظیفه جدا نخواهند بود. زیرا ما در دنیایی شتاب زده و با تغییراتی گسترده و سریع زندگی می كنیم. این تغییرات در تمام ابعاد زندگی ما اتفاق می افتند. شتاب این تغییرات روزافزون است و سازمان های ما نیز مانند سایر پدیده‌ها همراه حرکت جهان به سمت این تحولات، به ناچار و به صورت جبری، دچار تغییر و تحول بدون وقفه خواهند بود.در واقع کلیه سیستم ها در یک دنیای متغییر و متحول قرار دارند و باید با آن هماهنگ و هم گام شوند. زیر هدف غایی و نهایی تمام سیستم ها بقا و حفظ بودن و وجود داشتن، است.

برای نیل به این هدف سیستم‌ها و در اصل سازمان ها، چاره ای جز هماهنگی با تغییرات و تحولات همیشگی را ندارند. وظیفه اساسی هر سیستم همگامی با تغییرات پیش بینی شده یا ناگهانی و تلاش در جهت اعمال نیروی به نفع سازمان بر هر تغییر پیش آمده است.

در چنین وضعیتی یک سازمان و در راس آن یک رهبر و مدیر، اگر با تمام قوا تلاش نكند از قافله عقب خواهد ماند. حتی برای حفظ وضع موجود و فعلی نیز نیازمند تلاشی بی وقفه هستیم.

 در غیر این صورت دچار درجا زدن بیهوده و در نهایت محکوم به فنا هستیم. هر چه گرایش و تمایل ما به پیشرفت و توسعه بیشتر و جدی تر باشد، به همان میزان كوشش ما به مثابه یک سازمان باید بیشتر و جدی تر صورت گیرد و برای پذیرش تغییر و تحولات آماده باشیم.

پس همگامی با آخرین پیشرفت ها نیاز به تلاش صد چندان دارد و با چنگ زدن به روش ها و رویه های كهنه و با بسنده كردن به آن ها نخواهیم توانست در چنین دنیای متحول و متغییری به حیات خود با كیفیت خوبی ادامه دهیم. در دنیایی كه به سرعت در حال حركت است توقف شایسته نیست و به زوال منتهی خواهد شد.

سازمان و تحلیل سیستم های سازمانی

تا کنون به این اندیشیده اید که تحلیل سیستم های یک سازمان چه فوایدی دارد یا نیازمند چه ضوابط و خصوصیاتی است که بتواند به عنوان یک نیروی مثبت محرکه برای پیشبرد اهداف سازمان و بهبود عملکرد آن، ایفای نقش کند؟ 

حفظ بقای سازمان

سازمان ها برای حفظ بقای خود در دنیای مدرن امروز ملزم به پذیرش تغییر و استقبال از آن هستند. البته از لحظه ای كه روش نو و بدیعی به وجود می آید تا زمانی كه اكثریت افراد آن را بپذیرند و اجرا كنند یك فاصله بلند زمانی وجود دارد. مدیران سازمان ها موظفند تا جایی كه امكان دارد این فاصله را كوتاهتر كنند. یعنی موانع ایجاد تغییر را از سر راه بردارند. با استفاده از تجزیه و تحلیل، مدیر خواهد توانست هدف و نیز وسایل نیل به هدف را مورد ارزیابی مجدد قرار دهد و تغییرات مناسب را در آن ها ایجاد كند

مدیران بایستی متوجه باشند كه برخی افراد با وضع موجود انس می گیرند، حتی اگر این انس غیرمنطقی باشد. گروهی از كاركنان نیز به علت جمود فكری و ترس از تغییر، به دنبال ثبات هستند. در حالی كه بقای خود آن ها مشروط به تغییر است، به ریسمان ثبات سازمانی چنگ می‌زنند و تحت این لوا، نگرانی خویش را از تغییر كتمان می كنند. جان لاك در مورد این گونه افراد اشاره جالبی دارد و می گوید : «ثبات از خواص اذهان تنگ است» و به این ترتیب ثبات را از ویژگی های تنگ‌نظران می داند.

برخی افراد نیز به علت احساس ناامنی و عدم آگاهی از نحوه كاربرد شیوه های نوین و نیز احتمال از دست دادن منافع خاصی كه در وضع موجود دارند با هر نوع تغییری به مخالفت بر می خیزند و در مقابل تغییر به شدت، از خود مقاومت نشان می دهند.

مدیران باید خود از عوامل ایجاد تغییر باشند

مدیران باید خود از عوامل ایجاد تغییر باشند و این اصل را باور داشته باشند كه سرعت در پذیرفتن افكار و روش های نو به موفقیت سازمان متبوعشان كمك می كند.آنان باید از همكاران خود بخواهند كه در جریان تغییرات، مشاركت موثر داشته باشند و نظرات سازنده و اصلاحی خویش را برای ایجاد تغییرات مطرح سازند.

هر جا كه افراد در فرآیند تصمیم‌گیری سهمیم باشند همكاری بیشتری در اجرای تصمیم و تغییر نشان می دهند. هر چه آگاهی افراد از تغییرات و پیامدهای آن ها بیشتر باشد مشاركتشان فزونتر و مقاومتشان در برابر تغییر كمتر خواهد بود.

نیازها همواره نامحدودند

باید توجه داشت كه نیازها همواره نامحدودند و آن چه كه باعث محدود كردن این نیازها می شود كمبود امكانات است. مدیران با توجه به محدودیت امكانات و وجود كمبودها در زمینه‌های گوناگون مانند نیروی انسانی ( از ابعاد كمی و كیفی)، مواد اولیه و تسهیلات مورد نیاز همواره باید بكوشند تركیب معقولی از این عوامل (یعنی نیروی كار، مواد،‌ تسهیلات، زمان و …) را در سازمان به وجود آورند.

با توجه به آخرین پیشرفت ها هماهنگی های لازم را در استفاده موثر از عوامل مزبور به عمل بیاورند تا نقشی مثبت و فعال به منظور تشكیل سازمان هایی پویا و پایا ایفا كنند. سازمانی پویا و ماندنی است كه هدف های خود را با شرایط و نیازهای متغیر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی كه با تغییرات محیطی سازگار باشد نشان دهد.

چنین سازمانی می تواند در دنیای بی‌ترحم رقابت ها، به موجودیت خود ادامه دهد، از محیط خویش تاثیر پذیرد، بر آن تاثیر گذارد و روزبه‌روز به سطح بالاتری از تكامل برسد.

ابزار مفیدی در دست مدیران

در این فرآیند، تجزیه و تحلیل سیستم ها می تواند به عنوان ابزار مفیدی در دست مدیران عمل كند و پاسخگوی نیازهای آنی و آتی سازمان در این زمینه باشد. با استفاده از تجزیه و تحلیل، مدیر خواهد توانست هدف و نیز وسایل نیل به هدف را مورد ارزیابی مجدد قرار دهد و تغییرات مناسب را در آن ها ایجاد كند. (در این جا این پرسش مطرح می شود كه آیا مدیر خود به تنهایی می تواند از عهده انجام این كار مهم برآید یا نیاز به كمك كارشناسانی در این زمینه دارد؟)

مدیران باید خود، از عوامل ایجاد تغییر باشند و این اصل را باور داشته باشند که سرعت در پذیرفتن افکار و روش‌های نو، به موفقیت سازمان مطبوعشان کمک می‌کند. آنها باید از همکاران خود بخواهند که در جریان تغییرات، مشارکت موثر داشته باشند و نظرات سازنده و اصلاحی خویش را برای ایجاد تغییرات، مطرح سازند. هرجا که افراد، در فرآیند تصمیم گیری سهیم باشند، همکاری بیشتری در اجرای تصمیم و تغییر نشان می‌دهند هر چه آگاهی افراد از تغییرات و پیامد‌های آنها بیش‌تر باشد، مشارکتشان فزونتر، و مقاومتشان در برابر تغییر، کمتر خواهد بود.

سازمانی پویا و ماندنی است که هدفهای خود را با شرایط و نیازهای متغییر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد، نشان دهد.

با کمک تجزیه تحلیل سیستمها و روش‌ها و شیوه‌های انجام کار، می‌توان اولا: بررسی دوباره‌ای از هدف‌های سازمانی به عمل آورد؛ ثانیا: با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شد؛ ثالثا: به کمبودها، نقایص و مشکلات پی‌برد؛ رابعا: با استفاده از روشهای علمی، راهها و شیوه‌های بهتری را انتخاب کرد و به مرحله اجرا گذارد.

چنانچه متخصصین، از خارج سازمان برای تجزیه تحلیل سیستمها و روشهای سازمانی دعوت شوند به علت این که با مشکلات سازمانی خو نگرفته‌اند، بهتر خواهند توانست به نقایص موجود پی ببرند و کمبود‌ها را تشخیص دهند. به علاوه، این افراد با تجربه و مهارتی که در کار خود احراز کرده‌اند، با دید علمی‌تری نسبت به بررسی سیستمهای سازمانی اقدام خواهند کرد. از طرف دیگر، عده‌ای از صاحب‌نظران معتقدند که تجزیه تحلیل امری دایمی و مستمر است و بهتر خواهد بود که واحدی در سازمان برای این منظور دایر شود و این وظیفه مهم را به طور مداوم بر عهده گیرد. به علاوه، شاید کارکنان سازمان چندان مایل نباشند که کارشان توسط افرادی خارج از سازمان مورد نقد و بررسی قرار گیرد.

فواید تجزیه و تحلیل سیستم‌ها

اگر بخواهیم از مزایای مختلف تحلیل سیستم ها برای سازمان بگوییم، خودش یک کتاب مفصل و کورس کامل دانشگاهی خواهد شد. امری که نه در حوصله خواننده می گنجد نه اکنون قصد چنین کاری را داریم. قرار است در پایان این نوشته به چند هدف برسیم:
شما به عنوان یک مدیر به اهمیت و درک ضرورت تحلیل سیستمی سازمان خود رسیده باشید.

تحلیل سیستم ها را شناخته باشید و بدانید چگونه عمل خواهد کرد و چطور به نتیجه خواهد رسید.

یک تحلیلگر سیستم را تشخیص دهید و از اهمیت حضور مداوم یا دوره ای آنالیزور متخصص سازمانی آگاه شوید.

در آینده ای نزدیک با برگزاری دوره های آموزشی ملکا و ارائه کورس های تخصصی در این زمینه، به عنوان یکی از خدمات مدیریتی این گروه، شما را بیشتر و عمیق تر وارد دنیای تحلیل و دانش گسترده ی مشاهده و آنالیز سازمانی خواهیم نمود و با زوایای مختلف علوم مدیریتی آشنا خواهیم کرد.

اما فعلا به ذکر مختصر اولین و اصلی ترین فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها در سازمان بسنده خواهیم کرد. تحلیل علمی و ساختارمند سیستم ها برای شما و سازمان تحت رهبری تان هفت مزیت اساسی خواهد داشت:

1- کمک به بررسی مسائل، معضلات و تعارضات و مشکلات سازمانی.

2- ساده تر شدن کارها و یافتن روش های نوین سازمانی و ایجاد فرایندهای جدید و کمک به افزایش بهره‌وری سازمانی.

3- مدد رسانی و کمک به مدیران و مقامات تصمیم گیرنده در سازمان در امر سیاست گذاری و تصمیم‌گیری 

4- مناسب سازی ساختار سازمانی و ایجاد روشهای اجرایی کارآمدتر و شیوه‌های عملیاتی پر ثمر‌تر 

5- استفاده بهینه از نیرو و تلاش کارکنان و نیروی انسانی در جهت اهداف تعیین شده سازمانی

6- .کاستن از میزان خطاها و اشتباهات در هرم سازمانی، از رهبران و مدیران تا خرد ترین اعضا

7- جمع اوری اطلاعات دقیق و به هنگام از وضعیت موجود سازمان و پیش بینی شرایط احتمالی

تحلیل کننده سیستم کیست؟

بگذارید یک تصویر واضح و ساده از یک تحلیل گر سازمانی برای شناخت بهتر آنها برایتان بکشیم. تا کنون با یک تحلیلگر سازمان برخورد داشته اید؟
تحلیل کننده یا آنالیزور سیستم، فردی است علاقه‌مند به کار تجزیه تحلیل سیستم ها و بررسی روش ها و متخصص در این زمینه که با استفاده از آموخته های علمی و تجارب عملی، دارای صلاحیت لازم جهت انجام دادن بررسی‌های جامع و همه جانبه در بخش های مختلف سازمانی است.

یک آنالیزور سازمان و تحلیل گر سیستم های مدیریتی باید چگونه باشد

•  به کار تجزیه و تحلیل دانا، معتقد و علاقه مند باشد.
• دارای ذهنی پرسشگر، جستجو گر و منطقی باشد.
• اجزای سیستم را در ارتباط با یکدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد در آورد.
• متوجه نقش مهم کارکنان سازمان از راس تا به ذیل در عملکرد سازمان باشد.
• با مسایل انسانی و ریزه کاری‌های رفتار سازمانی و روانشناسی کارکنان به عنوان انسان در سازمان آشنا باشد.
• با بررسی کامل و برخورد سیستماتیک و پراگماتیک، علت‌ها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل، نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده، اقدام کند.
• راه حلهای منطقی و عقلانی جهت برطرف کردن علل واقعی مشکلات، نقصان عملکرد و یا اختلال نتایج ارایه دهد.
• واقعیت را همان گونه که هست ببیند و بکوشد نقش بی طرفانه خود را در تشخیص و درمان معضلات سازمانی حفظ کند.
• به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی سازمان به عنوان مجموعه ای به هم پیوسته از انسانها توجه داشته باشد.
• با وجود کمال گرایی منطقی باید در رسیدن به نتیجه و بهبود عملکرد صبور باشد.

سخن آخر

پیتر سنگه که از جمله دانشمندان بزرگ حوزه‌ مهم تفکر سیستمی است و در ایران، بیشتر با کتاب پنجمین فرمان شناخته می‌ شود در مورد اهمیت تغییر و تحول در سازمان و یادگرفتن دانش این تحول چنین می گوید: “تنها مزیت رقابتی واقعاً پایدار برای یک سازمان، این است که در توانایی یادگیری، سریع‌تر از رقیبان خودش باشد.” یا در جایی دیگر به درستی رهبران سازمانی را به چالش می کشد : ” رهبری، زمانی معنا پیدا می‌کند که آنها خود و سازمان شان را قربانی شرایط ندانند. بلکه در تلاشی مداوم برای خلق شرایط جدید و مناسب‌ تر و ایجاد تحولات ماندگار باشند.”

پس خاطرتان باشد به عنوان یک رهبر سازمانی دو اصل بسیار مهم را همیشه در نظر داشته باشید. اول اینکه از اهمیت یادگیری و آموزش سازمانی غافل نشوید و دوم،از تلاش برای خلق تحول و مناسبات جدید سازمانی دست برندارید. تحلیل سیستم و داشتن تفکری سیستمی نیز یکی از ملزومات پایبندی به این اصول مهم است. یعنی درک اهمیت شناسایی، راهکاریابی و ایجاد فرایند برای حل مشکلات.