تعریف مسئولیت در یک محیط کار یا بهتر بگوییم سازمان، از عوامل اصلی موفقیت و رسیدن به اهداف تعیین شده است. زمانی که همه نیروهای انسانی از راس تا ذیل یک سازمان می دانند قرار است چه کاری انجام دهند، آن کسب و کار مطمئن تر، موثرتر و قطعا موفق تر نتیجه خواهد گرفت.
این اطمینان و اثرگذاری باعث می شود کمتر دچار دوباره کاری و یا از دست رفتن زمان و هزینه باشیم. با توجه به این مسئله که این هزینه ها اکثرا توسط نیروی انسانی شرکت ها ایجاد می گردد، اطمینان از اینکه عملکرد تمام اجزای انسانی شرکت منظم و درست است، برای درآمد خالص، جذب نیرو و حفظ بهترین عملکرد مجموعه ضروری است.
برای همین تصمیم گرفتیم در این نوشته به اهمیت تعریف و ثبت دقیق مسئولیت و جایگاه های شغلی برای کارمندان و در نهایت تجارت یک سازمان اشاره کنیم .
مسئولیت در محیط کار چیست؟
چرا تعریف مسئولیت مهم است؟
چگونه مسئولیت در محیط کار را تعریف کنیم؟
جایگاه های شغلی و مسئولیت ها در محیط کار
تعیین جایگاه های شغلی ( شرح وظایف) و مشخص کردن مسئولیت های هر فرد، از اموری هستند که مرتب و در بازه های سالانه، ماهانه، هفتگی و حتی روزانه و بنا بر اهداف، توانایی، نیازها و پروژه ها انجام می گیرد تا روند پویای تجارت در سازمان حفظ شود. در حالی که استخدام کارمندان نخبه و واجد شرایط قطعا برای ما مهم است، اما مسئولیت جذب، آموزش و حفظ آن ها برای سازمان که بر دوش شما به عنوان یک رهبر می باشد از اهمیت بالاتری نیز برخودار است. شما می توانید با ایجاد یک تعریف واضح از جایگاه های شغلی، توانایی ها، ویژگی های فردی و نقاط ضعف، متقاضیان شغل در سازمان تان را برای ایجاد تیمی شکست ناپذیر به دقت انتخاب کنید و با برنامه های خود تطبیق دهید.
از آن گذشته زمانی که در یک سازمان تمام وظایف به درستی واگذار شده باشد، عیب یابی مشکلات، تجلیل از کارهای عالی و دقیق و یافتن علت یا مسئول اشتباهات و در نهایت رفع ایرادات به امری ساده تبدیل می گردد.
به اصطلاح از جان مایه گذاشتن نیروهای انسانی و آموزش درست و علمی تمام کارمندان در تمام جایگاه های شغلی سازمان دو بالی هستند که به سازمان کمک می کند تا به عنوان تیمی منسجم و یک پیکره واحد به سمت موفقیت حرکت کند و بر روی اهداف و رویای مشترک شما و تیم تان متمرکز گردد.
تعیین مسئولیت ها و جایگاه های شغلی در سازمان به گونه ای که هر جایگاه به درستی برای کارمندان مشخص شده باشد، اصلی ترین مسئولیت تصمیم گیرندگان اصلی یک مجموعه است. وقتی صحبت از رضایت شغلی می شود، قطعیت در وظایف و مسئولیت ها یکی از مواردی است که منجر به تسهیل کارایی،افزایش اعتماد و در نهایت رضایت دو طرفه مدیر و نیروی انسانی می شود. کارمندان اگر مطمئن باشند و از انتظارات شما از خودشان آگاهی کامل داشته باشند، بسیار بیشتر در شغل هایشان متعهد خواهند بود و کارمندان متعهد همواره دارای عملکرد موثرتر ومفیدتری هستند.
چرا تعریف مسئولیت مهم است؟
اگر مدت زمان زیادی است که تجارت و کسب و کار خود را دایر کرده اید و یا چندین سال است که یک در بخش مشخصی از سازمان کار می کنید، شاید وظایفی که به طور روزانه آن ها را انجام می دهید دیگر عضوی از بدن شما شده باشند و به قول معروف ملکه ذهن تان گردیده اند. زمانی که ما در زمینه کاری خود متخصص هستیم، مسئولیت و جایگاه شغلی به نظر جز عادات همیشگی ما در می آید و همواره بر آنها تسلط داریم و بعد از مدتی بدون نیاز به گذاشتن وقت زیاد بهترین عملکرد و کمترین اشتباه را خواهیم داشت.
با این حال زمانی که شما کاری تازه یا تیمی جدید را با جایگاه ها، سیستم ها، شیوه ها و افراد جدید زیادی شروع می کنید. باید جایگاه، شیوه عملکرد و افراد تیم را به خوبی بشناسید، همه چیز هرکجا که باشید در ابتدا غریب به نظر می آیند. حتی اگر شما برای سالیان سال در یک پوزیشن و سطح تخصص شغلی قرار داشته باشید، اما جزئیات هر محل کار جدید به طور چشمگیری با دیگری متفاوت است. جایگاه های شغلی و مسئولیت ها اگر به خوبی تعریف شده باشند، به هر کارمند و نیروی انسانی فرصتی برای انجام بهترین عملکرد خود می بخشند و در نتیجه شما در پایان یک زمانبندی یا هدف گذاری شاهد رشد بهره وری و افزایش بهینه عملکرد یک سازمان خواهید بود.
استفاده از بهترین عملکرد تازه واردها
یکی از موثرترین روش ها برای بهره بردن کامل و صحیح از تازه واردها آنهم در کمترین زمان ممکن، تعریف واضح و مشخص شرح وظایف شغلی است. 3 تا 6 ماه اول کار در یک جایگاه جدید عموماً برای هر فردی چالش برانگیز است، اما اگر شرح وظایف مشخص و دقیقی داشته باشید،کار را به مراتب ساده تر کرده اید و فشار را از خودتان، مدیران میانی و دیگران کارمندان بر می دارید.
بیایید به مسئله به گونه ای دیگر نگاه کنیم: شما یک چادر تفریحی قابل مونتاژ خریداری کرده اید یا شاید در مسیر رفتن به شهری جدید از یک جاده جدید هستید. حالا فکر کنید هیچ راهنمای نصبی برای چادر مسافرتی و هیچ نقشه راهنمایی برای این مسیر جدید در اختیار نداشته باشید. میزان وقت و انرژی که صرف خواهید کرد، در کنار فشار و استرسی که متحمل خواهید شد، قطعا برای شما ناخوشایند و آزاردهنده خواهد بود.
تازه در نهایت کار، شما نه می توانید چادر را به درستی نصب کنید و نه سر موقع و زمانبندی مناسب به شهر مقصدتان برسید. انتظار داشتن از کارمندان برای انجام بهترین عملکردشان بدون تعریف مسئولیت ها و تعیین دقیق شرح وظایف، تفاوتی با مثال بالا ندارد. اگر این موارد را به درستی انجام ندهید، شاهد عملکردی ضعیف و پر اشتباه از نیروهای انسانی خواهید بود. در نهایت هم تنها نظاره گر اهدافی خواهید بود که حالا دور از دسترس تان هستند و تیمی که از اعتماد به نفس کافی برای انجام ماموریت های بزرگ برخوردار نیست.
مزایای تعریف مسئولیت و جایگاه شغلی
استخدام بهتر و موفق تر
داشتن یک درک جامع و دقیق از جایگاه افراد و وظایف شغلی در سازمان می تواند به شما در ایجاد شرح وظایف هر فرد متناسب با جایگاهی که به او نیاز دارید بسیار کمک کند. این مسئله به این دلیل است که یک شرح دقیق از وظایف شغلی به شما یک دید درست از جایگاه شغلی و مسئولیت ها می دهد و کمک خواهد کرد تا مناسب ترین متقاضی را از بین افراد حایز شرایط برای آن جایگاه استخدام کنید. مانند وقتی که یک پزشک بداند دقیقا باید دنبال چه بیماری و با چه علایمی بگردد، پس قطعا هنگام تشخیص نیز داروی مناسب تری تجویز خواهد نمود.
شما اگر جایگاه شغلی مدیر مالی در شرکت تان مستلزم سخنرانی در جلسات هفتگی است، آن را به عنوان یک الزام در توضیح آگهی شغلی خود قید کنید. بدین گونه می توانید از این مسئله مطمئن شوید افرادی که برای این جایگاه شغلی درخواست می دهند از این مسئله مطمئن هستند و دارای درجه ای از تجربه و توانایی سخنوری در مکان های عمومی هستند.
مشخص شدن اهداف و نیازهای آموزش
آموزش یکی از اصلی ترین و مهمترین دلایل برای این مسئله است. تعریف دقیق مسئولیت ها در محیط کار و توضیحات بی عیب و نقص شغلی می توانند اساس موارد آموزشی را شکل دهند و به عنوان یک راهنما برای کارمندان جدید عمل کنند، تا آن ها در جایگاه شغلی جدید به ثبات و رشد برسند. به علاوه مدیرانی که آموزش کارمندان را بر عهده دارند نیز می توانند براساس توضیحات شغلی مشخص شده، دوره ها و جزوه های آموزشی پیش بینی کنند تا تیم زیر نظرشان سرانجام به انسجام و ارزش برند شما بیافزایند.
قطعا به عنوان یک مدیر از قبل می دانید که هرچه برند شما دارای انسجام و ارزش بیشتر و بهتری باشد، سرمایه گذاران و مشتریان بیشتری را به خود جذب خواهد کرد و در حفظ آنها موفق تر خواهد بود.
حتی همین مسئله را می توان برای استخدام و حفظ کارمندان نمونه نیز در نظر گرفت. یک تیم با کیفیت و وفادار به عنوان سفیران خط مقدم برند شما، نزد مشتریانتان عمل می کنند. هرچه آن ها آگاه تر و مشتاق تر باشند، عملکرد بهتری خواهند داشت و در نتیجه شرکت شما زودتر و بهتر به عملکرد دلخواه سهامداران خواهد رسید. یک سازمان با ارزش برند بالا و انسجامی که زبانزد بقیه باشد، قطعا نیروهای حرفه ای تر و دارای تخصص و تجربه بیشتری جذب خواهد نمود.
بهینه سازی معارفه و آغاز افراد جدید در سازمان
به محض این که شما مسئولیت ها و جایگاه های شغلی را به وضوح و در جای مناسب تعریف کردید، آموزش و معارفه سازمانی ساده تر خواهد شد. در آینده به محض این که یک سیاست ساختارمند برای تعریف مسئولیت های نیروی انسانی اجرا کنید این تفاوت را متوجه خواهید شد.
همه به خوبی می دانیم که شروع یک شغل جدید استرس زا است و یک کارمند جدید باید اطلاعات زیادی را به سرعت درک کند و بفهمد. یک توضیح شغلی کامل از مسئولیت ها، وظایف و موارد پاسخگویی می تواند کارمند جدید شما را به طور کامل متحول کند و او را در کمترین زمان به بیشتری بهره وری اش برساند.
زمانی که یک کارمند جدید دارای توضیح شغلی کامل باشد که به طور علمی و دقیق نوشته شده است، از ابتدا می داند دقیقاً چه کاری را باید انجام دهد، بنابراین به سرعت وارد عمل شده و خیلی زود تاثیر مثبتی بر عملکرد شرکت شما می گذارد.
افزایش کارایی
تعیین وظایف شغلی شفاف برای هریک از کارمندان ممکن است از تداخل مسئولیت جایگاه ها و افراد جلوگیری کند. به علاوه اگر وظایف به خوبی تعریف شده باشند احتمال از دست رفتن وظایف اصلی کاهش پیدا کرده یا به طور کامل از بین می رود.
علاوه بر این آموزش تمام کارمندان در خصوص روتین و وظایف هر شغل، باعث می شود تا کارمندان برای همکاری با شما بیشتر ترغیب شوند. کارمندانی که در شغل خود دارای انگیزه و تعهد هستند، سخت تر و بهتر کار کرده و بیشتر احتمال دارد تا در صورت دیدن یک کاستی در عملیات روزانه، از جان و دل برای حل آن مایه بگذارند.
رشد مسئولیت پذیری
زمانی که یک کارمند یا نیروی انسانی، مسئولیت ها و جایگاه شغلی خود در سازمان را به خوبی می فهمد، باعث می گردد تا مسئولیت پذیرتر باشد. این مسئله نه تنها به این خاطر است که وی برای وظایف تعریف شده خود مسئولیت پذیر است، بلکه به این دلیل است که آن ها می دانند دقیقاً چه چیزی از آن ها انتظار می رود و باید تا چه حد پاسخگو باشند. تصمیم گیرندگان سازمان نیز می توانند به سرعت و به طور موثر از کارهای مثبت افراد تجلیل کنند یا هنگام رخ دادن بحران یا مشکلی، منشا و منبع اصلی مشکل را شناسایی کنند.
تنها یک ثانیه زمان خواهد برد تا محیط کاری را تصور کنید که در آن هیچ جایگاه شغلی به طور شفاف و دقیق تعریف نشده است. در چنین سازمانی سرزنش کردن در زمان خطا و اشتباه، رقابت بدون رعایت اخلاق برای کسب اعتبار، خاموشی خلاقیت و ایده پردازی، بدگویی و فرار از مسئولیت ها رواج می یابد. در نتیجه پرورش یک تیم سازنده و مطمئن تقریبا غیر ممکن می گردد.
افزایش همکاری و کار تیمی
شما با تفکیک کردن مسئولیت ها و وظایف شغلی اعضای تیم می توانید محیط کاری را ایجاد کنید که در آن کارمندان به راحتی برای تکمیل یک پروژه بر روی کمک یکدیگر حساب می کنند. این مسئله در ایجاد یک حس مشارکت اجتماعی با همکاران کمک کرده و شرکت شما را تبدیل به یک تیم متحد و شکست ناپذیر می کند.
تمام مدیران و افرادی که صاحب یک کسب و کار و تجارت هستند، به خوبی می دانند که تیمی متشکل از افراد وفادار به یکدیگر و متعهد به شرکت منجر به ارایه بهترین نتیجه و عملکرد می شود. تعریف سلسله مراتبی مسئولیت ها در درون سازمان، منجر به شکل گیری اساس استوار همکاری و تشکیل یک تیم پر بازده می شود.
رشد صعودی بهره وری
کارمندانی که از جایگاه خود در شرکت شما درک کامل داشته باشند و از وظایف خود مطمئن و آگاه باشند، کمتر دچار نابسامانی شده، کمتر خطا می کنند و رضایت شغلی در آن ها افزایش می یابد. به علاوه احتمال این که کارمندان در طول مدت زمان تعطیلی شان یا زمانی که به دلایلی مثل همین دوران کرونا، تعداد نیروی انسانی به طور ناگهانی و در یک بازه زمانی کم می شود، همدیگر را درک کنند و در انجام امور به هم کمک کنند و برای تکمیل وظایف کل تیم تلاش کنند، بسیار بیشتر می شود. تمام این عوامل در کنار هم می توانند به بالا بردن بهره وری و بازدهی سازمان در یک بازه زمانی کمک کنند.
6 مرحله ی تعریف مسئولیت برای کارکنان
اگر در حال حاضر دارای یک سیاست شفاف و واضح در سازمان تان نیستید یا جایگاه های شغلی و مسئولیت ها را بطور مناسب ثبت نکرده اید، با ایجاد یک فرایند شش مرحله ای به شما کمک خواهیم کرد به سادگی این کار را انجام دهید و با اطمینان کامل آن را به کارکنان خود تفویض کنید. از آن گذشته این فرایند به شما کمک خواهد کرد تا ایده ای بهتر از دورنمای درون سازمان خود با در نظر گرفتن سودآوری بیشتر بدست آورید.
راهنمای تعیین وظایف شغلی و تعریف مسئولیت ها در سازمان
شرایط موجود را بررسی کنید
برای کمک به ارزیابی و درک درست کارمندان از جایگاه ها و مسئولیت هایشان در شرکت، به آن ها یک یا چند راه برای ارائه بازخورد و فیدبک به مدیران ارائه دهید تا آن ها را بعداً و سر فرصت بررسی کنید.
به عنوان مثال ممکن است جلساتی را با هر یک از بخش های سازمان تان ترتیب دهید تا از این مسئله اطمینان حاصل کنید که آیا یکی یا تعداد بیشتری از آن ها نیاز به تعریف دقیق تر جایگاه شغلی دارند؟ همچنین بهتر است از آن ها نظرسنجی کنید تا مسئولیتی که بر عهدۀ آن هاست را به طور کلی توضیح دهند و اگر ایرادی در واگذاری این مسئولیت به خود می بینند بیان کنند.
سپس به عنوان یک مدیر می توانید از بازخوردهای دریافت شده در فرآیند جمع آوری شرح وظایف شغلی جدید و شناخت دقیق تر جایگاه ها در سازمان و نیازهای لازم و کافی برای داشتن عملکرد مناسب در آن مناصب، استفاده کنید. مصاحبه و نظرسنجی به شما فرصتی برای مشورت با کارمندان و آگاهی از این مسئله می دهد که الزامات داشتن یک تیم مشتاق و متعهد چیست.
شرح وظایف شغلی قبلی را بررسی کنید.
شما می توانید شرح وظایفی را که قبلا برای استخدام کارمندان فعلی استفاده می کردید دوباره مرور کنید. ممکن است به این مسئله پی ببرید که یک یا چند مسئولیت یا وظیفه شغلی که قبلاً در فهرست شما بوده است، دیگر برای آن جایگاه شغلی کارایی ندارد. شاید به این موضوع پی ببرید که شرح وظایف شغلی شما تنها توضیح مبهم و غیر ضروری از مسئولیت های یک جایگاه شغلی در شرکت ارائه می داده کارکنان شما را بیشتر گیج و سردرگم می کرده است.
تمام وظایف موجود در سازمان را فهرست کنید
برای مقایسه شرح وظایف شغلی فعلی که در حال حاضر در اختیار دارید با شرح وظایف درستی که می خواهید بدان برسید، فهرستی از تمام مسئولیت های موجود در سازمان تهیه کنید. برای انجام این کار باید خود را به جای مشتریان و مخاطبین تان بگذارید. به این معنا که اولین احساس آن ها در مواجهه بت مجموعه شما به چه صورت است و در حال حاضر چه احساسی دارند. سپس هر کار و وظیفه ای که فکر می کنید برای ارائه بهترین تجربه به مشتریان و مخاطبان نیاز دارید، شناسایی کرده و آن ها را بر اساس وظایف و توانایی های سازمانی و شخصی طبقه بندی و محول کنید.
از نقاط قوت و ضعف کارمندانتان فهرستی تهیه کنید.
با مدیران میانی هر بخش ملاقات های منظم و برنامه ریزی شده داشته باشید تا نقاط قوت و ضعف اعضای هر تیم را به خوبی ارزیابی کنید. با استفاده از این کار می توانید جایگاه های اضافی یا چند مسئولیت شغلی که همپوشانی غیر ضروری دارند و وظیفه یکسانی را انجام می دهند، شناسایی و در مسیر افزایش بهره وری سازمان رفع و رجوع کنید. این کار ممکن است منجر به این شود که برای به حداکثر رساندن توانایی فردی افراد و افزایش بهره وری کلی شرکت، جایگاه های شغلی جدید با شرح وظایف نوین در شرکت خود ایجاد کنید.
با کارمندان خود ملاقات کنید.
قبل از این که تصمیم به ایجاد تغییر در یک یا چند جایگاه شغلی و مسئولیت های یک کارمند بگیرید، از این مسئله مطمئن شوید که با آن ها ملاقات کنید و از اوضاع آن ها با خبر شوید. همچنین می توانید از این کار به عنوان فرصتی برای برای ارائه خلاصه ای از مسئولیت های شغلی جدید و همچنین چگونگی ارتباط آن ها با باقی بخش های شرکت استفاده کنید.
شرح وظایف شغلی جدیدی ایجاد کنید
ممکن است شما برای سازگار شدن با نیازهای مشتریانتان و بهینه سازی عملیات شرکت، مجبور به اصلاح مسئولیت ها و جایگاه های شغلی شرکت خود شوید. از شرح وظایف شغلی جدید به عنوان یک راهنمای رشد و پیشرفت برای کارمندان استفاده کنید و آن ها را برای تمام جایگاه های موجود در شرکت خود آموزش دهید. حتما کارمندان فعلی را دوباره و براساس شرح وظایف شغلی جدید آموزش دهید تا باعث شود آن ها نیز با افراد جدیدی که تازه استخدام شده اند هماهنگ شوند و شاهد یک هماهنگی کامل بین تیم باشید.
اگر به عنوان مدیر یک کسب و کار در خصوص درآمد خالص خود نگرانی ندارید، بهینه سازی جایگاه های شغلی و مسئولیت ها برای کارمندان راه خوبی برای پرداختن به جذب نیرو یا تعدیل نیرو است. تجارت های دارای تعداد کارمند کم و کمبود نیرو نمی توانند به انتظارات مشتریان پاسخ دهند و تجارت هایی با تعداد کارمندان زیاد و غیرلازم نیز با مسئله ی کاهش بهره وری و بازدهی دست و پنجه نرم می کنند.
از نکات بالا برای تربیت نیروهای کار صمیمی متشکل از افراد متعهد برای رسیدن به توازن در سازمان کمک بگیرید. نیروهایی که جایگاه شغلی آن ها به طور کاملو شفاف برایشان تعریف شده باشد.
سوالات متداول مدیران درباره مسئولیت در سازمان
تعریف مسئولیت چیست؟
مسئولیت در محیط کار در کلامی دیگر همان شرح وظایف محوله است که شامل وظایفی می شود که افراد یا بخش های مختلف شرکت به طور منظم در بازه های زمانی مشخص انجام می دهند. با تعریف شفاف مسئولیت ها، زمانی که یک کارمند یا مدیر برای انجام یک کار مامور می شود، می توانید در صورتی که کار به درستی یا در زمان مناسب انجام نشود او را مسئول بدانید و از وی پاسخ بخواهید. می توانید در صورت انجام خوب و صحیح آن کار از او تجلیل کنید. شما با تعریف و تشریح وظایف سازمانی، تیمی خواهید ساخت که تمام کارمندان مسئول سلامت و امنیت جایگاه خود هستند و به علاوه مراقبت معقولی از افراد دیگر هستند و کل سازمان در یک چرخه مثبت عملکردی قرار می گیرد.
کارمندان چگونه از خود مسئولیت نشان می دهند؟
- به عنوان یک مدیر یا کارفرما خوب است که مرتباً عملکرد و رفتار کارمندان و نیروی انسانی خود را ارزیابی کنید. زمانی که رفتار آن ها را ارزیابی می کنید، جدا از بررسی مسئولیت پذیری و اینکه که آیا مسئولیت پاسخگویی اعمال خود را می پذیرند یا خیر، این سوالات را در نظر داشته باشید:
- آیا آن ها زمانی که وظایف خود را انجام دادند به دنبال وظیفه جدید هستند یا خیر؟
- آیا آن ها تا حد مناسبی در چارچوب قوانین کاری خلاق و پویا هستند؟
- آیا آن ها درباره حضور خود در تیم مشتاق اند و برای کسب تخصص و تبدیل شدن به یک فرد جونیور در پست سازمانی خود تلاش می کنند؟
- آیا آن ها به مشتریان و همکاران خود در انجام وظایف محوله کمک می کنند؟
- آیا می توانند وظایف خود را در زمانبندی مناسب به اتمام برسانند؟
با پیدا کردن پاسخ این سوالات برای هر فرد و جایگاه شغلی، شما به درک درستی خواهید رسید از اینکه آیا وی مسئولیت پذیر است و آیا وظایف او به خوبی شرح داده شده است یا خیر و قطعا تصمیمات بهتری برای جذب، تعدیل یا تغییر وظایف نیروها خواهید گرفت.