منابع انسانی یکی از بخش‌های حیاتی هر سازمان است که به توسعه و مدیریت ارزشمندترین دارایی آن، یعنی کارکنان، می‌پردازد بطوری که مدیریت منابع انسانی (Human resource management) نقش بسیار حیاتی و استراتژیکی در موفقیت و رشد سازمان‌ها دارد.
مدیریت منابع انسانی با جذب و نگهداشت استعدادها، توسعه و آموزش، افزایش رضایت و انگیزه کارکنان، بهبود فرهنگ سازمانی، افزایش بهره‌وری و کارایی، مدیریت تغییرات، ارتقای سلامت و رفاه کارکنان و رعایت قوانین و مقررات می‌تواند به بهبود عملکرد کلی سازمان کمک کرده و زمینه را برای رشد و توسعه پایدار فراهم کند. امروزه در کشور ما مدیریت منابع انسانی با چالش های متعددی از جمله مشکلات اقتصادی، افزایش مهاجرت، کمبود تخصص و دانش مدیران، فقدان آموزش و توسعه‌ی کارکنان و محدودیت های قانونی مواجه است که با توجه به اهمیت این بخش نیازمند توجه ویژه ای است.
بر اساس دیدگاه مکنزی، تشکیل واحد مدیریت منابع انسانی باید به شکلی انجام شود که این واحد قادر باشد:
- استراتژی‌ها و اهداف کلی سازمان را با در نظر گرفتن منابع انسانی تدوین کند.
- انواع فعالیت‌ها و وظایف مدیریت منابع انسانی را به دقت شناسایی کرده و تخصیص دهد.
- فرآیندها و روش‌های مناسب برای انجام فعالیت‌های مختلف منابع انسانی را پیاده‌سازی کند.
- با استفاده از ابزارهای مناسب، مانند سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS)، اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌های مدیریت منابع انسانی را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کند.
- روابط کاری و فرهنگ سازمانی را تقویت و حفظ کند.
- فعالیت‌های آموزش و توسعه‌ی پرسنل را برنامه‌ریزی و اجرا کند.
- نقش‌ها و وظایف اعضای تیم مدیریت منابع انسانی را به وضوح تعیین کند و تعاملات و همکاری بین اعضا را تسهیل کند.
- بهبود مستمر در عملکرد واحد مدیریت منابع انسانی را فرهنگ سازی و دائمی کند.
چگونه بخش منابع انسانی خود را طراحی و پیاده‌سازی کنیم
- بررسی وضعیت منابع انسانی در سازمان شما
مدیران چه اقداماتی در زمینه استخدام، سیاست‌ها، مدیریت عملکرد و ابزارها انجام داده‌اند؟
با وضعیت کنونی منابع انسانی آشنا شوید تا بدانید از کجا باید ساختن بخش منابع انسانی را آغاز کنید.
می‌توانید از چرخه زیر به‌عنوان نقطه شروع برای ارزیابی بخش منابع انسانی خود استفاده کنید:
هر یک از وظایف را در مقیاس 0 (که هیچ چیزی وجود ندارد) تا 10 (فرآیند به‌طور کامل اجرا شده و خوب عمل میکند) قرار دهید. این یک نقطه شروع خوب برای درک این خواهد بود که آیا بخش منابع انسانی جدید باید شروع، توسعه یا حفظ فرآیند خاصی را انجام دهد.
علاوه بر اینها، به سوالات زیر برای درک ساختار کنونی منابع انسانی خود پاسخ دهید:
– چه ابزارهای منابع انسانی در حال حاضر وجود دارند؟
– آیا نیاز به تعویض دارند؟
– آیا نیاز به توسعه دارند؟
– نقش مدیریت چیست؟
– آیا آنها مسئولیت‌های منابع انسانی دارند؟
– آنها در حال حاضر در مدیریت استعدادها چه می‌کنند؟
– چه سیاست‌هایی وجود دارد؟
– آیا سیاستهای اساسی برای استخدام وجود دارد؟ (این باید اولویت فوری شما باشد تا اطمینان حاصل کنید که سازمان شما منطبق است)
– آیا همه سیاست‌ها برای حفظ حداقل استانداردهای کاری اجرا شده‌اند؟
– آیا اولویت‌های سیاستی فوری وجود دارد؟
بنابراین، ترکیبی از درک پیشرفت خود در تمام بخش‌های منابع انسانی و نیازهای فوری ، به شما نقطه شروع خوبی برای ساختن بخش منابع انسانی را می‌دهد و کمک میکند از اشتباهات رایج در هنگام تنظیم مجدد بخش منابع انسانی در سازمان خود جلوگیری کنید.
۲. سازمان‌دهی سوابق کارکنان و ایجاد فرآیند نگهداری اسناد
بخش منابع انسانی مسئولیت مدیریت چرخه عمر کارکنان را بر عهده دارد و سوابق کارکنان نقطه آغازین این فرآیند است. ضروری است که شما شناخت دقیقی از تعداد کارکنان خود داشته باشید و اسنادی را که از نظر قانونی الزامی هستند، تهیه کنید. این اسناد نه تنها در حال حاضر ضروری‌اند، بلکه در آینده نیز برای تدوین برنامه‌های توسعه فردی مفید خواهند بود.
هر کارمند باید دارای یک پرونده شخصی باشد. در گذشته، این پرونده‌ها به صورت کاغذی نگهداری می‌شدند، اما امروزه اکثر سازمان‌ها سیستم‌های دیجیتال برای مدیریت سوابق کارکنان ایجاد کرده‌اند.
برخی از اسناد مهم که باید نگهداری شوند عبارت‌اند از:
– اسناد استخدام: شامل متن مصاحبه‌ها، ارزیابی‌ها، درخواست‌های شغلی و رزومه‌ها.
مقررات را بررسی کنید تا مدت زمان نگهداری این اسناد را بدانید.
– فرم احراز صلاحیت استخدام: هر کارمند باید این فرم را داشته باشد تا تأیید شود که به صورت قانونی مجاز به کار است.
این فرم در هر کشور بر اساس قوانین خاص همان کشور الزامی است.
– اسناد حقوق و دستمزد: شامل صورت‌حساب‌های حقوق، نامه‌های ارتقاء (افزایش حقوق، نامه‌های تأیید) ، سوابق مالیاتی و سوابق زمانبندی.
– سوابق عملکرد کارکنان: شامل تمامی اطلاعات کتبی، ایمیل‌ها و متن مکالمات.
– سوابق خاتمه: اسناد مربوط به پایان همکاری با کارکنان.
– سوابق تکمیل آموزش: اسنادی که نشان می‌دهند کارکنان دوره‌های آموزشی را گذرانده‌اند.
– اسناد مربوط به رویه‌های انضباطی
ممکن است متوجه شوید که بسیاری از این اسناد وجود دارند اما به صورت غیر منظم یا غیر رسمی هستند. این مسئله مشکلی ایجاد نمی‌کند – تا زمانی که بتوانید بیشترین اطلاعات ممکن را جمع‌آوری کنید، از هر نقطه‌ای که ممکن است شروع کنید و سپس سوابق منابع انسانی خود را از آنجا بسازید. با تمام مدیران خط و رهبران سازمان صحبت کنید و تا جایی که می‌توانید اطلاعات جمع‌آوری کنید.
این نقطه آغاز شما خواهد بود. سپس برای هر یک از دسته‌های ذکر شده، پوشه‌هایی برای هر کارمند ایجاد کنید و شروع به پیگیری کنید. با بخش فناوری اطلاعات خود همکاری کنید تا یک روش ایمن و مطمئن برای ذخیره این اسناد به صورت الکترونیکی توسعه دهید.
- شروع به رسمی‌سازی سیاست‌ها
ممکن است تا کنون چیزی جز برخی اطلاعات ابتدایی به صورت مکتوب نداشته باشید. می‌توانید اولویت‌بندی کنید و مهم‌ترین سیاست‌ها را تدوین کرده و شروع به نوشتن آنها کنید.
اینها برخی از سیاست‌هایی است که باید تدوین شوند:
– حضور و غیاب
– ساعات کاری
– استخدام
– مدیریت عملکرد
– اضافه‌کاری
– خاتمه همکاری
– سیاستهای مرخصی
– سیاست ضد آزار و تبعیض
– رفتار کارکنان
– سیاست رسانه‌های اجتماعی
– سیاست محرمانگی
– دوره آزمایشی
– افشای منافع تجاری
– سیاست بهداشت و ایمنی
– سیاست مواد مخدر و الکل
در طول این فرآیند، ممکن است متوجه شوید که برخی از این موارد می‌توانند با یکدیگر مرتبط باشند و زیر یک سیاست واحد قرار گیرند. اطمینان حاصل کنید که هرگاه یک سیاست تدوین کردید، ساده، روشن و قابل فهم باشد. هر کارمند باید یک نسخه از آن را دریافت کند و باید به راحتی در سایت داخلی شرکت قابل دسترس باشد.
- ایجاد پایه‌های فرآیندهای استخدام و ورود به کار
هفت مرحله فرایند انتخاب و استخدام:
برای هر یک از این مراحل، موارد زیر را مشخص کنید:
۱. کدام افراد سازمان باید درگیر فرایند استخدام باشند.
۲. الگوهایی که باید در جریان جذب و استخدام استفاده شود مشخص شود.
۳. سوالاتی که باید پرسیده شود مشخص شود.
۴. اسنادی که باید در هر مرحله جهت تصمیم گیری نهایی جمع‌آوری شوند مشخص شود.
برای فرآیند ورود به کار، پنج مرحله وجود دارد که باید آنها را مشخص و روی آنها کار کنید:
-قبل از روز اول (قبل از ورود)
-در روز اول (ارتباط اولیه)
-هفته اول
-90 روز اول
-در پایان سال اول
- مستند کردن سیاست های پاداش و مزایا
آنچه را که در مورد ساختار های پاداش و مزایا دارید را بررسی کرده و این را به صورت رسمی دسته‌بندی کنید.
ابتدا با حداقل لازم شروع کنید تا اطمینان حاصل کنید که با سیاست های شما و قوانین همسو است.
اینها شامل موارد زیر است:
1. حقوق و دستمزد ساعتی یا ماهیانه
2. پس‌انداز بازنشستگی
3. مرخصی معوقه
4. بیمه‌ی درمان
وقتی که این موارد را در دست داشتید، می‌توانید شروع به پیشبرد سیاستهای پاداشو مزایا کنید که شامل موارد زیر است:
1. پاداش عملکرد
2. اشتراک سود
3. گزینه‌های سهام
4. بیمه‌های تکمیلی
5. جبران هزینه‌ی سفر
6. لباس‌های کاری
7. پاداش جابه جایی
به اضافه اینها می‌توانید شروع به توسعه‌ی یک بسته کلی از مزایا کنید که به کارمندان ارزش کلی که شما به آنها ارائه می‌دهید را نشان می‌دهد و این همیشه مزایای پولی نیست.
اینها شامل موارد زیر است:
1. توسعه حرفه‌ای
2. تمهیدات انعطاف‌پذیر کاری
3. تخفیف‌های شرکتی
4. برنامه‌های تقدیر از کارمندان
در ادامه می‌توانید امکانات اضافی (مانند حمایت از سلامت، مهد کودک داخلی، وعده‌های غذایی رایگان، و غیره) را اضافه کنید، اما این کار را فقط زمانی انجام دهید که پایه‌ها را به خوبی در اختیار داشته باشید. داشتن تسلط خوبی بر انواع مختلف مزایا به شما کمک میکند تا بسته‌های مزایای جذابی را ایجاد کنید.
- مرور فناوری‌ها و سیستم‌هایی که قبلاً داشته‌اید با در نظر گرفتن آن چیزی که هنوز نیاز دارید
احتمالاً قبلاً برخی ابزارها مانند Slack، ابزارهای مدیریت پروژه و غیره را در دست داشته‌اید، همچنین از جداول گسترده هم استفاده کرده‌اید. از آنجا که شما تازه در حال شروع هستید، این فرصتی است که فرآیندی ساده را برای خود داشته باشید بدون اینکه مجبور شوید با سیستم‌های منابع انسانی قدیمی که ممکن است باعث محدودیت شما شود، سروکار داشته باشید. برخی از سیستم‌های اصلی که باید در دسترس باشند عبارتند از:
۱. حقوق و دستمزد
۲. مدیریت نیروی کار (مرخصی، حضور و غیاب، برنامه‌ها)
۳. سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) – این شامل اطلاعات کارمندان و تمام اسناد اساسی منابع انسانی است.
۴. سیستم ردیابی متقاضی – برای تمام فرآیندهای استخدام و جذب شما استفاده می‌شود
۵. یادگیری و توسعه
۶. مدیریت عملکرد
در مجموع، ابتدا سیستم‌هایی را که باید برای رعایت قوانین حقوقی سازمان تان در دسترس باشد، اولویت بندی کنید، و سپس آن‌هایی را که پیشرفت سازمان تان را تسریع می‌دهد، اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر سازمان شما تنها 20 نفر کارمند داشته باشد سرمایه‌گذاری در یک سیستم پیشرفته داده و آنالیز HR ممکن است مفید نباشد. با این حال، شما همچنین باید به طولانی مدت فکر کنید و فناوری را تهیه کنید که بتواند با رشد سازمان شما هماهنگ شود.
- دستورالعمل های انطباق را بررسی کنید
منابع انسانی نقش مهمی در اطمینان از اینکه سازمان شما برای ادامه فعالیت مناسب است و تمامی قوانین اشتغال رعایت می‌شوند، ایفا میکند. حداقل، شما باید راهنمایی‌های قوانین کشور را برای تمامی سیاستهای فوق ذکر شده در بخش “ شروع به رسمی‌سازی سیاست‌ها ” مرور کنید.
برای درک اینکه آیا سیاستهای شما با حداقل راهنمایی‌های رعایت قوانین هماهنگ است، می‌توانید از فرآیند ممیزی منابع انسانی زیر استفاده کنید:
علاوه بر سیاستهای استانداردی که باید در دسترس باشند، شما همچنین باید اطمینان حاصل کنید که تمامی قوانین و مقررات محلی را در نظر گرفته‌اید. آیا قوانین خاصی به صنعت شما اختصاص دارد؟
- ایجاد کتابچه راهنمای کارمندان
در کتابچه راهنمای کارمندان خود، سیاستهای اساسی را درج کنید و آن را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید. همچنین، مواردی مانند ارزش‌ها، بیانیه ماموریت، دیدگاه، و اطلاعات زمینه‌ای از سازمان را اضافه کنید.
- پایه‌های بنیادی برنامه یادگیری و توسعه را فراهم کنید
کمک به کارمندان برای کسب مهارت‌های جدید و پیشرفت در حرفه‌شان یکی از عملکردهای حیاتی یک بخش منابع انسانی است. بنابراین هنگام تشکیل بخش منابع انسانی خود، باید از زمان ابتدایی شروع به برنامه‌ریزی یادگیری و توسعه کارکنان کنید.
اهداف خود را مشخص کنید
اهداف چارچوب یادگیری و توسعه شما چیست؟
شناسایی توانایی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز
بفهمید که سازمان شما کجاست، به کجا می‌رود و مهارت‌هایی که در حال حاضر در نیروی کار دارید را شناسایی کنید. سپس نیازمندی های لازم برای دستیابی به اهداف خود را مشخص نمایید. می‌توانید یک تجزیه و تحلیل تفاوت مهارت‌ها انجام دهید تا بفهمید چه چیزی موجود است و چه چیزی از دست رفته است.
با کارکنان خود گفت‌وگو کنید
با هر یک از کارکنان، یک به یک، صحبت کنید یا اجازه دهید مدیران خط این کار را انجام دهند. این کار به شما برای درک دیدگاه و نیازهای کارکنان کمک کرده و همچنین به عنوان فرآیند شروع برنامه های توسعه فردی عمل می کند.
ساخت چارچوب آموزشی
با توجه تفاوت مهارت‌ها و نیازهای سازمان و کارکنان، یک مجموعه از مواد آموزشی و دوره‌های مناسب را ایجاد کنید. علاوه بر این، هرگونه مواد آموزشی اجباری که باید توسط هر کارکنان انجام شود را نیز به این مجموعه اضافه کنید.
کمک به توسعه برنامه‌های توسعه فردی
با پیشروی کار، به هر نیروی خود کمک کنید تا برنامه توسعه فردی خود را ایجاد کند. برای این کار به آنها منابع لازم را ارائه دهید (مربیان، مشاوران، الگوها) و اطمینان حاصل کنید که آن را ثبت و پیگیری کنند.
- تدوین برنامه‌ی منابع انسانی
فرآیند برنامه‌ریزی منابع انسانی را آغاز کنید تا نیازهای سازمان خود را در زمینه‌ی مهارت‌ها، توانایی‌ها و زمانبندی را از دیدگاه بلندمدت شناسایی کنید. تدوین چنین برنامه‌ای به شما کمک میکند تا بودجه‌ی منابع انسانی خود را مدیریت و اولویت‌بندی کنید.
به عنوان مثال، اگر سازمان شما به سرعت در حال رشد است، ایجاد یک فرآیند استخدام و جذب نیرو یک اولویت کلیدی خواهد بود. فقط در صورتی می توانید این کار را به درستی انجام دهید که نیازهای سازمان خود را درک کرده و آنها را در یک جدول زمانی ترسیم کنید.
- شناخت زمان مناسب برای آغاز ایجاد یک تیم منابع انسانی
قصد دارید چه کسی را برای گسترش تیم منابع انسانی خود استخدام کنید؟ این بستگی به اولویت‌ها نیازهای شما دارد. به عنوان مثال، اگر سازمان شما در حال رشد فراوانی است، شاید به یک کارگزین نیاز داشته باشید. یا ممکن است به یک کمک‌کار یا مدیر منابع انسانی فکر کنید تا بیشتر وقت برای وظایف استراتژیک خود داشته باشید.
قبل از استخدام از بیرون، به داخل نیز نگاه کنید. ممکن است کارکنانی در سازمان وجود داشته باشند که بتوانند برخی از مسئولیت‌های منابع انسانی را به عهده بگیرند یا به سمت آن حرکت کنند.
یا شاید شما با استخدام یک کارمند منابع انسانی که می‌تواند نقش‌های ترکیبی را انجام دهد (برای مثال، استخدام و فعالیت‌های روزانه منابع انسانی)، آغاز کنید. این همه به نیازهای سازمان شما بستگی دارد.
در یک نگاه جامع: 6بعد مهم استراتژیک برای برنامه ریزی و آغاز واحد منابع انسانی
- تحلیل نیازها و مسائل
قبل از هر چیز، انجام یک تحلیل جامع از نیازها، مسائل و چالش‌های موجود در سازمان ضروری است. این شامل بررسی نیازهای کارمندان، فرهنگ سازمانی، سیاست‌ها و رویه‌های فعلی منابع انسانی و همچنین الگوهای استخدام و آموزش می‌شود. - تعیین اهداف و استراتژی‌ها
پس از تحلیل نیازها، باید اهداف و استراتژی‌های واحد منابع انسانی تعیین شود. این اهداف باید با اهداف کلی سازمان همخوانی داشته باشند و برای توسعه و بهینه‌سازی منابع انسانی سازمان تمرکز کنند.
۳. ساختار سازمانی
ساختار سازمانی واحد منابع انسانی باید به گونه‌ای طراحی شود که وظایف و مسئولیت‌ها به دقت تعیین شده و ارتباطات داخلی و خارجی بهبود یابد. همچنین، تعیین نقش و مسئولیت‌های اعضای تیم منابع انسانی نیز بسیار حیاتی است.
۴. توسعه فرایندها و رویه‌ها
ایجاد فرآیندها و رویه‌های مناسب برای استخدام، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد، مدیریت کارکنان و مسائل دیگر، از جمله اولویت‌های واحد منابع انسانی است. این فرآیندها باید شفاف، قابل اجرا و انطباق‌پذیر باشند.
۵. فرهنگ سازمانی
واحد منابع انسانی مسئولیت دارد از رشد و توسعه فرهنگ سازمانی مراقبت کند. ایجاد یک محیط کاری سالم، همکاری، انگیزشی و ارتقاء ارزش‌های سازمانی از مسئولیت‌های اصلی این واحد است.
۶. پیگیری و ارزیابی
به منظور اطمینان از عملکرد موثر واحد منابع انسانی، لازم است فعالیت‌ها و عملکرد آن به‌طور مداوم پیگیری و ارزیابی شود. این ارزیابی‌ها می‌توانند شامل بازخورد کارکنان، ارزیابی سیستم‌ها و فرآیندها و تجزیه و تحلیل داده‌های عملکرد باشد.
سخن پایانی
ساختن بخش منابع انسانی درون سازمان شما به شما کمک خواهد کرد تا افراد خوبی را جذب و حفظ کنید، کارکنان خود را مشتاق کنید و عملکرد کلی کسب و کارتان را بهبود بخشید. شروع یک بخش منابع انسانی کاری ساده نیست، اما در آینده نزدیک به طور قابل توجهی سودآور خواهد بود.