در دنیایی که پیوندهای متقابل انسانها و سازمانها و پیچیدگی زندگی بر آن تاثیری مداوم و موثر میگذارد، تفکر سیستمی رویکردی الزامی برای درک جهان و یافتن راهحلهای نوآورانه برای مشکلات ارائه شده است.
اگر به این حقیقت فکر کنیم که در این دنیا هیچ چیزی جز سیستمهایی که به خوبی در کنار هم قرار گرفته وجود ندارد، به خوبی متوجه میشویم که باید آموخت به عنوان یک انسان، در هر نقش و جایگاهی به ویژه جایگاه هدایت و رهبری سازمانی به عنوان یک سیستم پویای سودآور، چگونه مانند سیستم فکر کرد.
شما در این جهان نمیتوانید تنها با در نظر گرفتن خودتان و چارچوبی که برای خود قرار دادهاید، تصمیم بگیرید.
چرا تفکر سیستمی مهم است؟
فکر کنید شما مدیرعامل یک شرکت متوسط با 50 نفر نیروی انسانی هستید. به این دلیل شرکت نسبتا کوچکی را بررسی میکنیم که فکر نکنید تفکر سیستمی تنها در مجموعههای بزرگ اهمیت دارد.
حالا شما به عنوان تصمیم گیرنده اصلی یک سازمان و راهبر این سیستم، باید بتوانید با 50 فرهنگ شخصی، بومی، تخصصی و حتی خانوادگی مختلف کنار بیایید. باید تلاش کنید مانند نیروهای فنی فکر کنید، مانند نیروی فروش تصمیمگیری کنید و مانند نیروهای مالی، هدفگذاری کنید.
اگر بخواهید در این سازمان موفق عمل کنید، باید بتوانید سیستمی فکر کنید. به همین دلیل است که تفکر سیستمی یکی از مهمترین مهارتهای رهبری محسوب میشود؛ که متاسفانه به خصوص در کشور ما بسیاری آن را جدی نگرفته یا مهارتی قابل یادگیری و آموختن نمیدانند.
در این مقاله از سایت ملکا و در ادامه مباحث تکمیل و گام به گام مهارت رهبری، در نظر داریم با شما در مورد تفکر سیستمی، به عنوان مهارتی ارزشمند و قابل یادگیری، صحبت کنیم.
به شما خواهیم گفت که چرا آموختن آن الزامی است. ابزارهای یادگیری را با شما در میان میگذاریم و در نهایت نیز مثل همیشه منتظر هستیم تا شما پس از خواندن این متن، نظرات و آموختههای خود را با ما به اشتراک بگذارید.
آشنایی با سیستم و 6 جز اصلی آن
در سادهترین تعریف سیستم چنین میگویند: مجموعهای به هم پیوسته از اجزایی است که به صورت یک کل واحد عمل میکنند. علیرغم اینکه هر جزء عملکرد مشخصی داشته و برای رسیدن به یک نتیجهی خاص عمل میکند، همهی اجزا برای هدف سیستم، تلاش میکنند.
اگر به مثال پاراگراف قبل بازگردیم؛ میبینیم که سازمان شما یک سیستم کل است که از پیوستن واحدهای مختلف به یکدیگر تشکیل شده است.
درست است که هدف واحد فنی طراحی محصول و هدف واحد فروش، رساندن میزان فروش به عددی خاص در یک بازهی زمانی مشخص(تارگت فروش) است اما هر دوی آنها برای یک هدف تلاش میکنند و آن چیزی نیست جز، بقا و رشد سازمان.
عناصر اصلی یک سیستم چیست؟
در گام بعدی بهتر است با اجزای اصلی یک سیستم در کتب علوم انسانی و دانش مدیریت آشنا شوید.
تا نگاهی کامل و دقیق به مفهوم سیستم ورای تعریفهای ساده داشته باشید.
طبق تعاریف آکادمیک، هر سیستم 6 جزء اصلی دارد:
- ورودی و خروجیها
- فرآیندها
- کنترل
- بازخورد
- محیط
- مرزها و روابط
بخش اول: ورودی و خروجیها
هدف اصلی یک سیستم، تولید یک خروجی است که برای کاربر آن ارزش داشته باشد. ماهیت خروجی هرچه که باشد، باید مطابق با توضیحات کاربر مورد نظر تعریف شود.
اما ورودی ها عناصری هستند که برای پردازش و انجام پروسه تولید خروجی، وارد سیستم میشوند؛ که خروجی، نتیجه نهایی این پردازش است. یک سیستم از ورودی تغذیه میکند تا خروجی تولید کند، به همان روشی که یک کسبوکار منابع مالی و انسانی را برای تولید کالاها و خدمات به کار میگیرد.
در اینجا ذکر این نکته ضروری است که تعیین خروجی، اولین گام در تعیین ماهیت، مقدار و منظم بودن ورودی مورد نیاز برای راه اندازی یک سیستم است. به عنوان مثال در یک سیستم تولیدی، اولین نگرانی این است که ورودی به موقع، به اندازه و باکیفیت مورد نظر به سیستم نرسد. چرا که نداشتن ورودی، یعنی نداشتن خروجی و درنهایت شکست سیستم مورد نظر.
پیشنهاد میکنیم برای درک بهتر این موضوع، در سازمانی که فعالیت میکنید و با توجه به خروجی ارزشآفرین، تعیین کنید که ورودیها چه عواملی هستند؟ بهتر است سعی کنید از آنها یک لیست بنویسید.
بخش دوم: فرآیندها
فرآیندها عناصری مهم از یک سیستم هستند که در اصل ورودی را به خروجی تبدیل میکنند. آنها، جزء عملیاتی و اجرایی سیستم شناخته میشوند.
فرآیندها ممکن است ورودی را به طور کامل یا جزئی، بسته به مشخصات خروجی، تغییر دهند. این بدان معنی است که با تغییر مشخصات خروجی، پردازش نیز تغییر میکند.
برا درک بهتر، این بخش را با یک خروجی خدماتی توضیح میدهیم.
اگر شما صاحب شرکتی باشید که خدمات اینترنتی ارائه میدهد، خروجی شما اینترنت و البته فرآیند خدمات از پس از فروش و پشتیبانی است. یک ورودی شما در این بخش، نیروی انسانی است که به استخدام شرکت درآمده است.
نیروی انسانی با دریافت ویژگیهای خریدار، مشکلات موجود و محصول خریداری شده، سعی میکند بهترین خدمات را پس از اقدام به خرید در اختیار مشتری قرار دهد. البته این یک مثال عینی و ملموس از ورودی سیستماتیک بود. اما گاهی لازم است؛ به ورودیها و یا حتی فرآیندهای غیرقابل دیدن هم فکر کنید.
بخش سوم: کنترل
عنصر کنترل، حرکت و پویایی سیستم را هدایت میکند. این سیستم فرعی تصمیمگیری است که الگوی فعالیتهای حاکم بر ورودی، پردازش و خروجی را کنترل میکند. در یک بافت سازمانی، مدیریت به عنوان یک نهاد تصمیمگیر، مدیریت جریان ورودی و خروجی فعالیتهایی را که بر بقای کسبوکار تأثیر میگذارند، کنترل میکند.
یکی از مهمترین وظایف بخش کنترل در سیستم، تعیین و تنظیم استانداردها است. برای همین همواره در سیستمها، استانداردهایی جهت کنترل صحیح سیستم تعیین میشود.
به عنوان مثال، اگر شما مدیر لجستیک یک سازمان باشید، ساعت خروج رانندگان از سازمان، مدت زمان انجام ماموریت، مسیرهایی که طی میکنند، میزان سوخت مصرفی، هزینههای نگهداریوتعمیران ناوگان خودرویی و همچنین ساعت بازگشت به سازمان را از جمله استانداردهایی تعریف میکنید که بر کیفیت کار رانندگان تاثیرگذار هستند.
هریک از این پارامترها یک عدد خاص دارند و بیش یا کمتر از آن عدد، نشان میدهد رانندگان نتوانستهاند طبق عوامل کنترلی عمل کنند. کنترل یکی از مهمترین مواردی است که میتواند بقاء یا شکست یک سیستم را حاصل کند.
بخش چهارم: بازخورد
در یک سیستم درست و منطقی، نتیجهی کنترل، ارائه بازخورد است.
بازخورد، خروجی را در مقابل استانداردها، اندازهگیری میکند. بدین ترتیب که، پس از مقایسهی خروجی با استانداردهای عملکرد، اعلام میشود که میزان فاصله خروجی ایجاد شده با آنچه که باید باشد، چقدر است.
و این سرآغاز حل مساله و جستجوی مدیران برای حل آن است. بازخورد یکی از مهمترین داده ها برای تضمیمگیری درست مدیران و رهبران است.
بازخورد ممکن است مثبت یا منفی، معمولی یا اطلاعاتی باشد. بازخورد مثبت عملکرد شما را تقویت میکند و اطلاعاتی را برای عمل در اختیار کنترلکننده قرار میدهد.
به عنوان مثال، اگر شما تولیدکنندهی ماده غذایی با PH مشخصی باشید، قطعا برای PH یک استاندارد یا یک بازهی استاندارد، تعیین کردهاید.
زمانی که خروجی به تولید میرسد، گروهی که به آنها کنترلگر یا مسئولان تحلیل کیفیت گفته میشود، وظیفه دارند میزان PH خروجی یا محصولات را مورد سنجش قرار دهند و به مدیران اعلام کنند. اعداد ارائه شده در این مرحله، بازخوردی است که از محصول نهایی به تولید کننده ارائه شده است.
به همین دلیل امروز در سیستمها، فرهنگی تعریف شده است به نام فرهنگ بازخورد که در بخشهای بعدی به طور مفصل به آن اشاره خواهیم کرد.
فرهنگ بازخورد مربوط به حوزه منابع انسانی است و دقیقا از همین فرمول تبعیت میکند. با این تفاوت که در بازخورد انسانی نسبت به رفتار دیگری، نگرشهای بیشتر از استانداردهای خشک و خالی، دخیل و موثر هستند.
بخش پنجم: محیط
محیط «ابر سیستمی» یا اتمسفری است که یک سازمان در آن فعالیت میکند. محیط سازمان، متشکل از فروشندگان، تامینکنندگان و خریداران و غیره، ممکن است محدودیتهایی ایجاد کند و در نتیجه بر عملکرد واقعی کسبوکار تأثیر بگذارد.
لذا شناخت محیط عملکرد سیستم، یک پارامتر مهم و حیاتی در تحلیل سیستم ها است.
بخش ششم: مرزها و روابط
یک سیستم مانند هر مجموعه کارا و هدفمند، با مرزهای آن تعریف شود. یعنی محدودیتهایی که اجزاء، فرآیندها، روابط متقابل و واسطههای آن با سیستمهای دیگر را مشخص میکند.
برای مثال، یک سیستم عابر بانک در یک بانک تجاری به سپردهها، برداشتها و فعالیتهای مرتبط با حسابهای چک و پسانداز مشتریان محدود میشود. یا ممکن است اقامه رهن، فعالیتهای امانی و موارد مشابه را شامل شود.
هر سیستم دارای مرزهایی است که حوزهی نفوذ و کنترل آن را تعیین میکند. اگرچه در طراحی سیستم کامپیوتری بانکداری یکپارچه، یک مشتری که دارای وام مسکن و یک حساب جاری نزد همان بانک است، ممکن است از طریق «سیستم عابر بانک» یک چک بنویسد تا حق بیمهای را بپردازد که در آینده توسط «سیستم وام رهنی» پردازش میشود. یعنی یک ارتباط بین سیستمی.
تا اینجای متن، هرآنچه که به عنوان شناخت ابتدایی دربارهی سیستم و عناصر آن باید بدانید شرح دادیم. در ادامه به تعریف تفکر سیستمی و همچنین الزامات یادگیری آن خواهیم پرداخت.
حال وقت آن است که بدانیم، تفکر سیستمی چیست؟
تفکر سیستمی یک رویکرد جامع برای تجزیهوتحلیل است که بر نحوهی ارتباط اجزای تشکیلدهندهی یک سیستم و عملکرد سیستمها در طول زمان و در چارچوب سیستمهای بزرگتر، تمرکز دارد.
رویکرد تفکر سیستمی در تضاد با تحلیل سنتی است که سیستمها را با تجزیهی آنها به عناصر جداگانه، مورد مطالعه قرار میدهد. بر اساس تفکر سیستمی، رفتار سیستم ناشی از تأثیرات فرآیندهای تقویتکننده و متعادلکننده است.
یک فرآیند تقویتکننده میتواند منجر به تقویت افراطی عملکرد برخی از اجزای سیستم شود که در مقابل، اگر یک فرآیند متعادلکننده تعریف نشده باشد، میتواند منجر به فروپاشی سیستم شود. فرآیند متعادلسازی فرآیندی است که تمایل به حفظ تعادل در یک سیستم خاص دارد.
توجه به بازخورد که جزء ضروری تفکر سیستمی است. همانطور که در تعریف سیستم هم مشاهده کردید. به عنوان مثال، در مدیریت پروژه، خرد و تفکر غالب ممکن است اضافه کردن کارگران را به پروژهای که عقب مانده است، تجویز کند. در حالی که در گذشته و با توجه به عملکردهای قبلی سازمانها، مشاهده شده است که این تصمیم توسعه سازمان را کند خواهد کرد.
توجه به بازخوردهایی که در گذشته دریافت شده است میتواند، به مدیریت اجازه دهد تا به جای هدر دادن منابع در رویکردی که نشان داده شده غیر مولد است، به دنبال راهحلهای مولد نوین باشد.
پیتر سنگه معتقد است، تفکر سیستمی روشی برای تفکر و زبانی برای توصیف و درک نیروها و روابط متقابلی است که رفتار سیستمها را شکل میدهد.
تفکر سیستمی به ما کمک میکند تا ببینیم چگونه سیستمها را به طور موثرتری تغییر دهیم و با فرآیندهای طبیعی دنیای طبیعی و اقتصادی، هماهنگتر عمل کنیم.
بنابراین، اطلاعات «آنچه میدانید» است و تفکر سیستمی «چگونه میدانید» است.
دیدن هر دوی این موارد، منجر به حل درست مشکلات در زمان و با کیفیت مناسب میشود. یک متفکر سیستمی تا زمانی که به آخرین جزء اطلاعاتی برسد به تحقیق و تحلیل ادامه میدهد.
ساده اما مهم: چند مثال از تفکر سیستمی در زندگی روزمره
تفکر سیستمی شاید طرز تفکری است که خیلی از ما به خوبی از آن در زندگی روزمره خود استفاده کردهایم ولی آن را با این نام یا به اسم مکانیزم نشناختهایم.
تا حالا در مورد نقاشی معروف پوینتیلیست، یک یکشنبه در La Grande Jatte اثر جورج سورات شنیده اید؟
این نقاشی تفکر سیستمی را خیلی خوب نشان میدهد. شما برای دیدن این اثر هنری باید در یک فاصلهی مشخص از نقاشی بایستید. اگر زیاد به آن نزدیک شوید، فقط نقاط رنگ را خواهید دید. اگر زیادی از آن فاصله بگیرید، چیزی دیده نمیشود، اما اگر در نقطهی درستی بایستید، همان نقطهها با هم ترکیب شده و تصاویری از افراد، کلاهها، چترها، سگها و درختان را تشکیل میدهند. این جای درستی که شما ایستادهاید همان تفکر سیستمی است.
رویکرد سیستمی است که الگوهایی را در داخل و بین سیستمها ایجاد میکند و به آنها معنا میدهد، مردم کلاه میگذارند و چتر حمل میکنند، سگها فقط میدوند. اگر تاکنون این نقاشی را ندیدهاید حتما آن را جستوجو کنید و ببینید و در مورد آن بخوانید. به طور حتم بهتر متوجه منظور ما خواهید شد.
لئوناردو داوینچی: استاد تفکر سیستمی
لئوناردو داوینچی اگرچه به خاطر آثار هنری و شاهکارهای نقاشیاش شناخته شده است. اما یک کارشناس خبره و متخصص ماهر در تمام امور زندگی بوده است.
او معمار، موسیقیدان، آناتومیست، مخترع، مهندس، ریاضیدان، مجسمهساز، زمینشناس، نویسنده و گیاهشناس بود. به گفته کارشناسان داوینچی دارای یک «کنجکاوی خاموش نشدنی» و «تخیلی مبتکرانه» بود و به عنوان یکی از با استعدادترین افراد تاریخ در نظر گرفته میشود. اما شاید بزرگترین نقطهی قوت او، تواناییاش در تفکر سیستمی است.
او مجذوب روابط بین رشتهها بود و برای همیشه در همه زمینهها کاوش، آزمایش و سرهم بندی میکرد. او این حجم استعداد و نبوغ در رشتههای مختلف را در یک مدل سیستماتیک فکری مدیریت میکرد. برای همین خروجی او، یعنی آثار و ساختههایش ترکیبی از چندین هنر و دانش متفاوت است.
بدون تفکر سیستمی، گرفتن خروجی درخشان از آن حجم ورودی امکانپذیر نیست.
اینها همه اصول رشد یک ذهن کامل و متفکر هستند. شما باید علم هنر را مطالعه کنید، هنر علم را مطالعه کنید تا متوجه شوید که همه چیز به هر چیز دیگری مرتبط است.
تفکر سیستمی در طراحی یک تیم هاکی
پس از جنگ جهانی دوم، آناتولی تاراسف وظیفه ساخت بهترین تیم هاکی جهان را بر عهده گرفت. آنچه که تاراسف دریافته بود این بود که، برای بهترین بودن باید از ابتدا بازی را طراحی میکرد. او به جای کپیبرداری از کاناداییها، یعنی مخترعان هاکی، شروع به طراحی بازی از ابتدا نمود. اگر چنین نمیکرد؛ شاید شوروی هرگز کاناداییها را شکست نمیداد.
او کتابهای راهنمای قدیمی هاکی و رقصندگان باله بولشوی را مطالعه کرد و با استادان بزرگ شطرنج درباره استراتژی بازیها گفتوگو کرد. برنامه تمرینی او به همان اندازه غیرمتعارف بود که تمرکزش روی پاس دادن به عنوان کلید پیروزی.
بازیکنان او مجبور بودند چهار بار در روز به صورتی طاقتفرسا تمرین کنند. تمرینات او به قدری سخت بود که سالها بعد یکی از بازیکنان سوئدی تیم گفته بود: «ما سوئدیها برای این نوع تمرینات بزرگ نشدهایم، ما میخواهیم زنده بمانیم.»
یکی از مهمترین سیستمهای دخیل در سیستم کلی تیم او The Russian Five بودند. پنج بازیکن روسی پیوندی مشترک و جدانشدنی با هم داشتند و صحنههای بینظیری را روی یخ، خلق میکردند.
رایان بورت نویسنده معروف معتقد بود، این پنج بازیکن روسی عملا روی زمین بازی یک کل منسجم بازی میکردند و به هیچ عنوان نمیتوانستی آنها را به عنوان 5 فرد مجزا تجسم کنی.
ویاچسلاو فتیسوف بازیکن سابق هاکی میگوید: «مربی بزرگ، آناتولی تاراسوف، سیستم خاصی را راهاندازی کرد. او سبک جدیدی را ایجاد کرد که در آن هر پنج بازیکن برای یکدیگر بازی میکردند و هیچکدام به خود و درخشیدن خود فکر نمیکردند.» لارنس مارتین، روزنامهنگار هم نوشته بود: «بازی گذرای آنها یک ملیله پیچیده و هنرمندانه بود.»
سخن پایانی
به مثال بالا بیشتر فکر کنید. یکبار دیگر همه مطلب را بخوانید. به نظر شما حالا میتوان جواب این سوال، که چگونه آناتولی تاراسف به یکی از برجستهترین شاهکارهای ورزشی دست یافت؟ را اینگونه داد:
او قبل از اینکه بازی هاکی را به طور سیستماتیک بازسازی کند، ماهیت اصلی خود را از بین برد. به عبارت دیگر، او از اولین اصول تفکر ارسطو برای اختراع مجدد بازی و ساختن یکی از قدرتمندترین برنامههای هاکی جهان و مسلماً بزرگترین تیمی که تا به حال بازی کرده است، استفاده کرد.
او تمام فعالیتهای خود را بر اساس تفکر سیستمی چیده بود، یعنی یک کل منسجم به جای اجزای جدا از هم. یکری اجزای هماهنگ، مولد و پویا که برای اهداف یک سیستم کل بازی میکردند؛ یعنی رسیدن به پیروزی و افتخار.
این همان کاری است که اعضای یک سازمان به رهبری شما باید انجام دهند. رسیدن به قلههای موفقیت و اهداف اصلی سازمان.