برای موفقیت یک سازمان و تجارت، مدیران عامل یا رهبران کسب‌وکارها باید چندین بخش با مسئولیت‌های مختلف را به خوبی و با درک جایگاه و چیستی آنها مدیریت کنند.
برای سازماندهی تلاش‌تیم‌ها برای موفقیت یک محصول یا خدمت، کسب‌وکارها از سیستم های کنترل مدیریت استفاده می‌کنند. داشتن یک رویکرد سازمان‌یافته برای تعریف اهداف و اندازه‌گیری نتایج، میتواند به کسب‌وکارها کمک کند تا محیط های کاری یکپارچه و با بهره‌وری بالا، ایجاد کنند. به همین دلیل است که آشنایی با سیستم های کنترل مدیریت یکی از مهمترین مهارت‌های رهبری محسوب می‌شود.
در این مقاله از مجموعه مقالات مرتبط با مهارت های رهبری در سایت ملکا، سیستم های کنترل مدیریت را تعریف می‌کنیم، توضیح می‌دهیم که چه چیزی باید در آنها گنجانده شود، نمونه‌هایی از هر جزء را ارائه می‌کنیم و نکاتی برای استفاده مؤثر از سیستم‌ها را بیان خواهیم کرد.
اگر شما به عنوان مدیر و رهبر یک سازمان، با این سیستم‌ها آشنایی دارید خوشحال میشویم در قسمت نظرات، ما را با دانش و تجربه خودتان آشنا کنید.
با مفهوم سیستم های کنترل مدیریت آشنا شوید
سیستم کنترل مدیریت یا MCS رویکردی است برای درک چگونگی دستیابی موفقیت‌آمیز به اهداف مهمی مثل بهره‌وری، سودآوری یا کارایی در سازمان.
این سیستم‌ها به طور مداوم عملکرد یک کسب‌وکار را اندازه‌گیری می‌کنند تا احتمال یک نتیجه را پیش‌بینی کنند.
آنها از نرم‌افزارهای ثبت اطلاعات و داده‌های کسب‌وکار یا داده‌هایی که کارکنان جمع‌آوری می‌کنند برای ردیابی پیشرفت در معیارهای خاصی مانند پول، ساعت یا واحد محصول استفاده می‌کنند.
کسب‌وکارها می‌توانند سیستم های کنترل مدیریت را برای بخش‌های زیادی که برای موفقیت به آنها تکیه می‌کنند، تطبیق دهند. حتی برخی شرکت‌ها ممکن است از چندین سیستم کنترل مدیریت بسته به هر واحد سازمانی استفاده کنند.
تجزیه‌وتحلیل اطلاعات در یک سیستم کنترل مدیریت، به مدیران کمک می‌کند تا بفهمند کجا می‌توانند در عملیات روزانه یک شرکت یا بخش، پیشرفت کنند. بازخورد واضح از سیستم اغلب به آنها کمک می‌کند تا موانع خاصی که ممکن است مانع از اهداف شوند و راه‌حل‌های معقولی پیدا کنند را تعیین کنند.
تفاوت کنترل و نظارت و پایش در سازمان چیست؟
یکی از نکاتی که میتواند شما را در شناخت و درک کنترل مدیریت دچار اشتباه کند؛ عدم شناخت دقیق و تفاوت میان کنترل، نظارت و پایش در سازمان است. که بیشتر این اختلاف درک در بحث کنترل و پایش شکل می‌گیرد. برای همین بهتر است ابتدا مفهوم دقیق کنترل در سازمان را بشناسیم.
کنترل و پایش دو جنبه حیاتی در مدیریت سازمانی هستند که با وجود شباهت‌ها، تفاوت‌های اساسی با هم دارند.
کنترل به فرآیند تنظیم استانداردها، ارزیابی عملکرد، و اصلاح فعالیت‌ها برای تطابق با اهداف مربوط می‌شود. این فرایند بر اساس استانداردهای تعیین شده، میزان دستیابی به اهداف را مورد سنجش قرار می‌دهد و در صورت نیاز به اصلاحات اقدام می‌کند.
در مقابل اما، پایش بیشتر بر روی مراقبت مستمر و ثبت لحظه‌ای فعالیت‌ها و عملکردها تمرکز دارد. پایش شامل رصد کردن و گزارش‌دهی مداوم وضعیت پروژه‌ها یا فرایندها است تا از پیشرفت مطلوب و هم‌راستایی با برنامه‌ریزی‌ها اطمینان حاصل شود.
در حالی که کنترل بیشتر به ارزیابی و اصلاح می‌پردازد، پایش به طور مداوم بر روندها و پیشرفت‌ها نظارت دارد.
اینجا مابه شناخت و مفهوم کنترل و سیستم های کنترل مدیریت سازمان توجه کرده‌ایم. در آینده بیشتر و عمیق تر به موضوع پایش سازمانی خواهیم پرداخت.
اجزای یک سیستم کنترل مدیریت چیست؟
چندین مولفه و المان مهم زیر در کنار هم، یک سیستم کنترل مدیریت را تشکیل می‌دهند. در اینجا سعی کرده‌ایم این مولفه‌ها و عناصر را، به همراه نمونه‌هایی از نحوه عملکرد آنها در یک تجارت برایتان شرح دهیم. در اولین قسمت از مجموعه مقاله سیستم های کنترل مدیریت، به اولین عنصر از مولفه های اساسی آن می‌پردازیم یعنی: کنترل کردن وظایف و تکالیف مدیریتی شفاف
- کنترل وظایف مدیریتی
- کنترل‌های بوروکراتیک
- کنترل‌های مالی
- کنترل‌های کیفیت
- کنترل‌های هنجاری و فرهنگی
بررسی اولین عنصر مهم: کنترل تکالیف و وظایف مدیریتی
هرچه یک شرکت بزرگتر باشد، احتمال وجود مدیران با مسئولیت‌های متفاوت، بیشتر می‌شود. این مهم است که بفهمیم هر بخش برای چه چیزی تلاش می‌کند تا هر مدیر بتواند برای تحقق اهداف، پاسخگو باشد.
به عنوان مثال، یک صاحب رستوران ممکن است دو دسته مدیریتی ایجاد کند، یکی برای آشپزخانه و دیگری برای اتاق و سالن غذاخوری. سرآشپز اجرایی مدیر آشپزخانه است و مدیر سرویس، مسئول اتاق غذاخوری است.
هر کدام اهداف روزانه و ماهانه‌ی متفاوتی دارند. آنها بر کارکنان مختلف نظارت داشته و بودجه‌های متفاوتی دارند، اما هر دو باید موفق شوند تا رستوران سودآور باشد.
پست‌های مدیریتی در مقابل پست‌های غیرمدیریتی
برای اداره یک کسب‌وکار، سازمان به طور معمول به کارکنانی در نقش‌ها و سطوح مختلف نیاز دارد تا به اهداف و مقاصد خود دست یابد.
سلسله‌مراتب سازمانی شامل نقش‌های مدیریتی و نقش‌های غیرمدیریتی است و در حالی که این موقعیت‌ها متفاوت هستند، هر دو به یک اندازه برای موفقیت یک شرکت مهم خواهند بود.
آگاهی بیشتر در مورد این نقش‌ها، میتواند به شما در توسعه قابلیت‌های حرفه‌ای، مانند مهارت‌های رهبری، برای کار در هر صنعتی، کمک کند. در این بخش، پست‌های مدیریتی در یک شرکت، پست‌های غیر مدیریتی و شش تفاوت بین این نقش‌ها را بررسی می‌کنیم تا به شما در درک بهتر ساختار سازمانی در تجارت کمک کند.
پست‌های مدیریتی یک سازمان چیست؟
پست‌های مدیریتی به نقشهایی در سازمان گفته می‌شود که در آن فرد بر وظایف شغلی فرد یا گروهی از افراد نظارت می‌کند. مدیران همچنین ممکن است بر یک عملکرد خاص در یک شرکت نظارت کنند. به عنوان مثال، یک مدیر حسابداری ممکن است تیمی متشکل از شش حسابدار را رهبری کند، در حالی که یک مدیر تولید ممکن است بر خطوط مونتاژ خودکار نظارت کند. اغلب، مدیران، ترکیبی از مسئولیت‌های مرتبط با سایر کارکنان و فرآیندهای عملیاتی را برعهده دارند و به برنامه‌ریزی استراتژی‌های تجاری، ایجاد سیاست‌ها و رهبری فعالیت‌های شرکت، کمک می‌کنند.
در اینجا چند نمونه معمول و مشهور از نقش‌های مدیریتی را ذکر کرده ایم:
- مدیر عملیاتی و اجرایی
یک مدیر عملیات، مدیریت روزانه کسب‌وکار را بر عهده دارد، مانند اطمینان از عملکرد روان تجهیزات و فرآیندهای تولید.
- مدیر پروژه
مدیر پروژه، تمام جنبه‌های یک پروژه یا کار خاص را از ابتدا تا تکمیل، سازماندهی و اجرا می‌کند.
- مدیر مالی
یک مدیر مالی، بر همه آنچه که به گردش پول و سرمایه سازمان مربوط است، نظارت می‌کند، مانند شیوه‌های حسابداری، صورتحساب‌ها، مالیات‌ها و حقوق و دستمزد.
- مدیر تعمیر و نگهداری
یک مدیر تعمیر و نگهداری یا مدیر تأسیسات، از ساختمان و دسترسی به آن، از جمله مسائل مربوط به تعمیر و نگهداری مراقبت می‌کند و در صورت وقوع حادثه در محل، برنامه‌هایی را برای ایمنی کارکنان و عمومی، ایجاد می‌کند. این پست بیشتر در کارخانجات یا سازمان های تجاری و اداری بزرگ تشکیل می‌شود.
- مدیر منابع انسانی
مدیر منابع انسانی، استخدام، آموزش کارکنان، هرگونه اقدام انضباطی و برنامه‌ای مانند مزایای سلامتی و مرخصی را انجام می‌دهد.
برای به دست آوردن یک موقعیت مدیریتی یا استخدام در آن، اغلب به تجربه‌ی کاری، مدرک یا آموزش خاص نیاز دارید.
تقسیم بندی مدیران سازمان از منظر رده و سطح
از سطح بندی برای مدیران یک سازمان بعه‌طور کلی سه سطح و لول مدیریتی در نظر گرفته می‌شود. شامل:
- مدیران سطح بالا یا سطح یک سازمان
- مدیران رده میانی و سطح دو سازمان
- مدیران سطح سوم یا سطح پایین
سطح یک مدیریت – مدیران سطح بالا
کارکنان در سطوح بالای مدیریت، به طور معمول بر تصمیم‌گیری برای کل شرکت یا سازمان نظارت می‌کنند، سیاست‌ها را شکل می‌دهند یا اقدامات مدیریت تغییر را اجرا می‌کنند. آنها همچنین ممکن است در هیئت مدیره یک شرکت باشند یا در رویدادها یا فرصت‌های مطبوعاتی با رسانه‌ها تعامل کنند.
این رده، همان رده تصمیم گیران سازمان هستند. نمونه‌های رایج مدیران سطح بالا عبارتند از، مدیر ارشد اجرایی CEO، مدیر عملیاتی COO، مدیر ارشد مالی CFO و مدیر ارشد امنیتی . CSO عناوین پست‌های سطح C میتواند بسته به شرکت و تعداد آنها متفاوت باشد.
مدیران رده میانی – سطح متوسط
کارکنان در نقش‌های مدیریتی در سطح متوسط به طور معمول بر یک بخش در سازمان نظارت می‌کنند و به عنوان پیوندی بین مدیران C-suite و مدیران سطح پایین عمل می‌کنند.
این مدیران اغلب دارای چندین سال تجربه در زمینه خود یا مهارت‌های مدیریتی قابل انتقال هستند. نمونه‌های متداول پست‌های مدیریتی سطح متوسط ممکن است شامل مدیر عملیات، مدیر پروژه، رئیس منابع انسانی و مدیر رسانه‌های اجتماعی باشد.
رده سوم مدیران – مدیران سطح پایین
کارمندان در پست‌های مدیریتی سطح پایین ممکن است بر تیم‌های کوچکتر نظارت داشته باشند یا بر جنبه‌های خاصی از یک عملیات نظارت کنند. آنها به طور معمول بیشتر با کارمندان خط مقدم و عملیات روزانه، کار می‌کنند و به مدیران سطح متوسط گزارش می‌دهند.
پست‌های غیرمدیریتی در سازمان چیست؟
پست‌های غیرمدیریتی در کنار بخش های مدیریتی سازمان، برای ماموریت و اهداف شرکت ضروری هستند. اگرچه مسئولیت، تصمیم‌گیری و پاسخگویی کمتری نسبت به مدیران دارند.
آنها می‌توانند نقش‌های ابتدایی یا حتی مشاغل سطح متوسط را پر کنند، هرچند به طور سنتی بر سایر کارمندان یا وظایف خاص، نظارت کامل ندارند. از آنجایی که نقش‌های غیرمدیریتی انواع مختلفی دارند، میزان تجربه و تحصیلات مورد نیاز شما به موقعیت و صنعت خاص بستگی دارد.
در اینجا چند نمونه از پست‌های غیرمدیریتی در بخش‌های مختلف و واحدهای کاری معمول یک سازمان تجاری آورده شده است:
- بخش مالی: صندوقدار، حسابدار و عابربانک
- بخش اداری: دستیاران اجرایی، هماهنگ‌کننده‌های منابع انسانی و کارمندان لابی
- واحد تبلیغات و بازاریابی: کپی‌رایترها، گرافیست‌ها و سفیران برند
- واحد فناوری اطلاعات: هماهنگ‌کنندگان فناوری اطلاعات، تحلیلگران میز خدمات و متخصصان مرکز پشتیبانی
- واحد تولید: کارمندان طبقه فروشگاه، کارگران خط تولید و تکنسین‌های تعمیر و نگهداری
- واحد ارتباطات: نویسندگان، نمایندگان رسانه‌های اجتماعی و سردبیران جوان
هنگامی که در یک نقش غیرمدیریتی کار می‌کنید، می‌توانید انتظار داشته باشید که از رهبران، سرپرستان یا مدیران مستقیم خود راهنمایی دریافت کنید.
شما اغلب با مدیر خود بررسی‌های عملکردی دارید تا به خوبی مسئولیت‌های شرح شغل خود را تکمیل کنید. در نظر بگیرید که از زمان خود در یک نقش غیرمدیریتی برای توسعه و تقویت مهارت‌ها برای استفاده در موقعیت‌های مدیریتی آینده استفاده کنید، که ممکن است به شما کمک کند شغل را به یک مسیر شغلی بالقوه تبدیل کنید.
در ادامه این مقالات به بررسی اجزای دیگر آن و ابتدا کنترل‌های بوروکراتیک خواهیم پرداخت.
کنترل‌های بوروکراتیک در سازمان، قوانین و دستورالعمل‌های یک عملیات تجاری هستند که باعث افزایش کارایی و حفظ سازمان می‌شوند. آنها زنجیره فرماندهی را تعریف کرده و مسئولیت‌ها را به هر بخش از یک عملیات، محول می‌کنند.