برای آن که بتوانیم بهترین فرهنگ را در سازمان خود پیاده سازی کنیم لازم است تا کاملا بر پایه اصل HXM رفتار کنیم. مدیریت تجربه انسانی بعد از سال 2019 در شرکت های بزرگی همچون گوگل و مایکروسافت به طور جدی پیگیری می شود به طوری طبق نظرسنجی از نیروهای کار در سراسر دنیا، میل به کار در این شرکت ها بسیار بالاست.
امروزه با قطعیت می توان گفت فرهنگ سازمانی مناسب است که کاملا با ساختارها و ارزش هر سازمان هماهنگ باشد. درست مانندیک کت و شلوار رسمی که خیاطی ماهر برای بدن یک فرد می دوزد، لباسی کاملا سفارشی سازی شده و مختص همان بدن.
اگر تصمیم دارید شما هم مانند شرکت های بزرگ دنیا فرهنگ سازمانی خاص خود را داشته باشید لازم است گام های زیر را یکی یکی طی کنید. انجام دقیق و کامل مراحل زیر به شما در طراحی و اجرای فرهنگ سازمانی سفارشی تان کمک می کند.
گام اول برای ایجاد فرهنگ سازمانی موفق
از درون سازمان شروع کنید. برای آنکه فرهنگ سازمانی متناسب با خودتان داشته باشید لازم است آگاهی کاملی از تیپ شخصیت های داخل سازمان تان داشته باشید.
آزمون های مختلفی وجود دارد که می تواند در شناسایی ویژگی های شخصیتی نیروها کمک کند به عنوان مثال:
- مدل ذهنی Mental
- تیپ شخصیتی Personality
- دانش و تخصص Knowledge
- توانایی و استعداد Ability
- مهارت Skills
- رفتار فردی و سازمانی Behavior
این آزمون ها در سایت های معتبر و همچنین توسط مراکز مشاوره و روانشناسی برگزار می گردد. مدیران منابع انسانی می توانند با فراهم سازی شرایط لازم در شرکت امکان انجام آزمون را به طور همزمان فراهم کنند. در کنار این آزمون ها، تست هایی در خصوص وضعیت افراد در محیط کارشان به عنوان یک عضو نیز پرسیده می شود.
آزمون هالند که یکی از اساسی ترین آزمون های سازمانی است در واقع رفتار افراد را در کسب وکار ها نشان می دهد. در این آزمون موارد زیر سنجیده می شود.
واقع گرایی: سوالات مربوط به این دسته دنبال یافتن ویژگی هایی همچون عمل گرایی فیزیکی، عینی، کنشی، ماشینی و ابزارگرای است. وجود این ویژگی در شغل های تولیدی بسیار با اهمیت محسوب می شود.
روحیه کاوشگری: افراد شاغل در بخش های مالی ، تحقیق و توسعه، فناوری اطلاعات و … باید نمره خوبی در این ویژگی کسب کرده باشند. این صفت مربوط به ویژگی هایی نظیر: تحلیلگری ،روشنفکری ، علمی، اکتشافی است.
روحیه هنری: افراد خالق، مبتکر، مستقل، نامنظم، نوآور، رسانه ای، اهل نگارش و نوشتن در این ویژگی سرآمد هستند. شرکت هایی که در حوزه دیجیتال مارکتینگ مشغول فعالیت هستند باید به دنبال نیروهایی با این ویژگی باشند.
اجتماعی بودن افراد: افراد حمایتگر، کمک کننده، علاقه مند به درمان، آموزش و پرورش باید ویژگی اجتماعی بودن بالایی داشته باشند.
میزان توسعه طلبی آنان: افراد رقابتی، متمایل به رهبری و مدیریت و متقاعدکردن و کسب مقام دارای توسعه طلبی بالایی هستند.
نکته سنج بودن: یا همان ویژگی قراردادی مربوط به افرادی است که لازم است در شغل خود بسیار نکته سنج و ریز بین باشند. افراد جزئی گرا، سازماندهی دهنده ، دفتری، اداری در این گروه قرار می گیرند.
آزمون دیسک و آزمون نئو نیز از جمله آزمون های مکمل کاری محسوب می شوند که مورد تایید بسیاری از مدیران جذب و استخدام است.
وقتی کلیه اطلاعات افراد درون سازمان جمع آوری شد لازم است تا آنها را دسته بندی کنیم . این کار باعث شناسایی فراوانی هر گروه و دسته رفتاری آنها می شود. اما از کجا می توان فهمید افراد در شغل های مناسبی قرار دارند یا نه ؟ پاسخ به این سوال از طریق طی کردن گام دوم است.
گام دوم
چارچوب استاندارد هر شغل را در سازمانتان استخراج کنید. این بسیار مهم است که قبل از اینکه از فردی بخواهید رفتار و فرهنگی را اجرا کند آن را در جای درست خود نشانده باشید. سایت ها و مراجع مختلفی برای استخراج و تدوین چارچوب مشاغل وجود دارد. شرح شغل هایی که در ابتدای استخدام افراد در سازمان ها ارائه می شود نیز جز چارچوب استاندارد مشاغل است.
یکی از معروفترین سایت هایی که می تواند در این حوزه به مدیران ارشد سازمان کمک کند سایت O*Net است . این منبع یک سایت بین المللی است که نسخه فارسی نیز دارد.
مدیران ارشد می بایست لیستی از مشاغلی که درحال حاضر در سازمان وجود دارد یا اینکه قصد دارند بر اساس برنامه توسعه شرکت آن را ایجاد کنند، تهیه و بر اساس O*Net ویژگی ها و مهارتهای مورد نیاز هر شغل را استخراج و یا تدوین کنند.
حال نوبت به چیدن مشاغل در کنار استانداردهای صنعت است به عنوان مثال اگر شما مدیر منابع انسانی در یک شرکت فناوری اطلاعات هستید باید تمامی KPI های صنعت را با آنچه در شرکت شما در حال جریان است مقایسه کنید.
اگر در این مقایسه از امتیازات کافی بهره مند نبودید می بایست این فاصله را به روشی کاملا استاندارد پر کنید. این کار می تواند با ایجاد قوانین جدید یا دستورالعمل های متفاوت باشد.
در انتها باید شما محدوده‌ی مشترکی از موارد زیر را داشته باشید:
Mental :ارزشهای کار
- درونگرایی (I) – برونگرایی (E)
- شهودی (N) – حسی (S)
- احساسی (F) – منطقی (T)
- قضاوتی (J) – ادراکی (P)
Personality: علاقه مندی ، تست هالند
- (Conventional) قاعده‌مند و قراردادی
- (Investigative) جستجوگر
- (Artistic) هنری
- (Realistic) عمل‌گرا
- (Social) اجتماعی
- (Enterprising) مدیر و جسور
Behavior: سبک کار، تست دیسک ونئو
- روان رنجوری (N)
- برون گرایی (E)
- گشودگی به تجربه (O)
- سازش پذیری (A)
- وجدانی بودن (C)
- و…
Knowledge: دانش
Ability: توانمندی
Skills : مهارت
گام سوم
فرهنگ موجود را استخراج کنید. رفتار سازمانی زیر مجموعه فرهنگ سازمانی است . آنچه در هر دو موضوع مشترک است این است که برای تکمیل هر کدام باید بخشی را استخراج و بخش دیگر را تدوین کرد. پس می توان گفت فرهنگ هم ساختنی و هم قابل استخراج است.
بهتر است در ابتدا فرهنگ موجود را استخراج کنیم. برای اینکار می توانید پرسشنامه یا مصاحبه های تخصصی طراحی کنید. تمامی پرسش نامه ها و مصاحبه ها باید حاوی چنین متن هایی باشد و اطلاعات مربوط به این پرسش ها را استخراج نمایند: خوبی گروه پرسش های زیر این است که می تواند به شما ایده های خوبی را برای ساختن فرهنگ آتی شرکتتان ارائه دهد.
- چه چیزی در سازمان ما وجود دارد که در مراکزی که قبلا کار می کردید وجود ندارد؟
- یک یا چند فعالیت خود را در سازمان به صورت جزیی رسم یا تشریح کنید؟
- تصور کنید که می خواهید برای یک دوست از سازمانتان صحبت کنید؛ تعریف شما از نوع ارتباطی که دررون سازمان با مدیران و همکاران وجود دارد چیست ؟
- چه اتفاقی تا کنون در واحدکاریتان یا کل سازمان افتاده است که باعث تعجب شما نسبت به آن شده است؟
مدل ۶ مرحله‌ای وب فرهنگی – Cultural Web
از سال 1992 این مدل توسط گری جانسون و اسکولز مورد استفاده در بسیاری از شرکت ها قرار گرفت. این مدل شامل 6 بخش می باشد. تفکر حاکم بر این مدل از دید یک کارمند بیان شده است که هر روز در سرکار چگونه وقت خود را می گذراند.
- داستان‌ها
به «داستان هایی که سازمان ها می گویند» گوش فرا دهید. هر سازمان یک قصه گوی حرفه ای است.
این داستان ها می تواند شامل ؛نحوه تاسیس شرکت، چگونگی پیشرفت آن،کارمندان کلیدی و اقدامات آنها و نحوه توصیف کارمندان از کار در آن سازمان باشد. هر چیزی که بتوان آن را در قالب کلمات بیان کرد، می تواند در داستان ها قرار بگیرد.
- آیین و روال
به رفتارها و اعمال که در شرکت ها رخ می دهد اشاره دارد. روال‌ها را می‌توان به عنوان انتظارات نیز در نظر گرفت، در واقع می توان گفت دلیلی که یک کارمند می‌تواند هر روز سر کار بیاید، کار را ترک کند، یا فعالیت‌هایی که در طول روز انجام بدهد چیست.
- نمادها
هر چیزی که با چشم قابل دیدن است: لوگوها، نام تجاری، ظاهر دفتر، کدهای لباس در محل کار، تبلیغات و موارد دیگر. چه داخلی و چه خارجی، این ارتباط بصری یک شرکت است که بر این عنصر تأثیر می گذارد.
- ساختارهای سازمانی
در واقع همان نمودار سازمانی است که نقش ها را نشان می دهد. این موضوع از این جهت مهم تلقی می شود که نقش پنهانی در ایجاد فرهنگ دارد. وجود گروه های غیر رسمی و… به عنوان یک نیروی محرک در سازمان شناخته می شود که بر فرهنگ آن شرکت تاثیر می گذارد.
- سیستم‌های کنترل
اعمال کنترل در سازمان شما چگونه است؟ فکر کردن به این موضوع می تواند سیستم پاداش و تنبیه را در شرکت ها فعال کند.
- سازه‌های قدرت
قدرت تاثیرگذاری برخی افراد بر روی یک رفتار یا ارزش است. در واقع می توان گفت قدرت واقعی برای اجرا و راهبری فرهنگ سازمانی به این افراد وابسته است. بنیان گذاران هر شرکت از جمله افراد دارای این قدرت هستند.
گام چهارم
گام چهارم، شیرین ترین مرحله ایجاد فرهنگ سازمانی در سازمان است . در این مرحله باید بر اساس موارد استخراج شده در مراحل 1تا 3 یک یا چند مدل فرهنگ سازمانی را انتخاب کنید . اما کدام مدل های فرهنگ سازمانی می توانند برای سازمان شما تفاوت ایجاد کنند؟
فرهنگ شرکتی موضوعی گسترده و بی انتها است، معمولا سازمان ها دو مدل را انتخاب می کنند و بر اساس آن پیش می روند. هر مدل نماینده یک مجموعه رفتارها ور ارزش هایی در داخل سازمان است به عنوان مثال :
- فرهنگ (خانوادگی): روابط انسان
همکاری کن!
در تیم مشارکت کن، تعهد داشته باش، همدل باش، ارتباطات را حفظ کن، به رشد تیم و سازمان در بلندمدت فکر کن
- فرهنگ (چابک موقت): سیستم باز
خلق کن!
بساز و برو جلو، خالق و نوآور باش، کارآفرین باش، از همه منابع جدید استفاده کن، رشد کن و توسعه بده انسان گرا و ارزشمدار باش، و…
- فرهنگ (بازاری): اهداف منطقی
رقابت کن!
به شدت رقابت کن، بر مشتری و بازار متمرکز باش، سخت کار کن و تولید کن، سودآور باش، اهداف مشخص و کوتاه مدت داشته باش، عملکردهای زودبازده داشته باش. مستقل و شایسته عمل کن.
- فرهنگ (سلسله مراتبی): فرایندگرایی
کنترل کن!
به ساختارها پایبند باش، سازماندهی، کنترل و نظارت کن، به زمان بندی پایبند باش، انسجام و کارایی داشته باش. تمرکز، سیستم سازی، استانداردسازی، کار درست را انجام بده.
گام پنجم
ایجاد دفترچه راهنمای فرهنگ سازمانی و تعیین دستوالعمل ها وبرنامه های هر سازمان به صورت مشخص در گام پنجم قرار دارد.
بعد از اینکه مدل های فرهنگ سازمانی مورد نظرتان را انتخاب کردید لازم است متناسب با شخصیت ها، رفتارها و باید و نباید های سازمانتان موارد زیر را تدوین نمایید.
- تعریف سرفصل های آموزشی / فرهنگسازی در هریک از سطوح سه گانه
- انتخاب و معرفی مدرس / مربی / منتور برای هریک از موضوعات و سرفصل ها
- تدوین کنداکتور برگزاری کارگاه های آموزشی / فرهنگسازی
- اجرای دوره ها / کارگاه ها / بوت کمپ ها
- ارزیابی افراد، ارائه گزارش به کارفرما و صدور گواهینامه ها. سه فاز عملیاتی پیاده سازی فرهنگ سازمانی و اینترنال
- تبیین قوانین و فرهنگ سازمان بصورت شفاف
- آموزش آیین های درون سازمانی
- استراتژیک، مفهومی، رفتاری، نمادین
بهتر است برای این کار یک نماینده رسمی داشته باشید تا بتوانید به سوالات و مسائل نیروها پاسخ دهید.
گام ششم
بعد از یک دوره مشخص باید میزان رضایت کارکنان را از فرهنگ سازمانی بسنجید. یکی از این موارد، محاسبه شاخص سنجش وفاداری و رضایتمندی افراد در سازمان هاست. که به طریق زیر محاسبه می شود.
روش محاسبه شاخص NPS-e سنجش وفاداری و رضایتمندی افراد یک سازمان
درصد رضایتمندی افراد= 100*(تعداد افراد راضی) – 100*(تعداد افراد راضی)
بعد از محاسبه این عدد باید آن را در طیفی مانند زیر قرار دهید. اگر درصد رضایت مثبت باشد سازمان در جهت مناسبی رو به حرکت است. در صورت وجود درصد منفی لازم است مدیران ارشد در خصوص فرهنگ سازمانی تجدید نظر کنند.
حرف آخر
امروزه ارتقاء فرهنگ سازمانی در هر شرکتی به عنوان یک باید تلقی می شود. برای آنکه سازمان ها بتوانند در بازار هر صنعت عملکرد خوبی را از خود به نمایش بگذارند باید در ابتدا از وجود رضایت داخلی نیروهای خود مطمئن شوند.
وجود تعارضات فرهنگی در سازمان ها باعث ایجاد بیماری های فرهنگی می شود که می تواند عواقب غیر قابل بازگشتی را برای اعتبار شرکت ها به دنبال داشته باشد.