تیم سازی و سازماندهی، راهنمای گام به گام تیم سازی موفق در سازمان 

شاید شعاری و تکراری باشد اما همه ما از ضعف تراژیک ایرانیان در کار تیمی و موفقیت های گروهی آگاه هستیم. اتفاقا این روزها و در بحبوحه بزرگترین رویداد فوتبالی جهان، کلی مثال زنده و مصداق بارز از این مساله در عدم موفقیت تیم ملی کشورمان و یا موفقیت و رشد تیم های دیگر به خصوص تیم های هم رده و آسیایی جلوی چشمانمان داریم.

یک مثال کاملا ایرانی!

درست یا غلط، با دلیل یا بدون دلیل منطقی اما همیشه خودمان را ملتی سرشار از استعداد و توانایی دانسته ایم که به حق خودمان نرسیده ایم. شاید هم واقعا چنین باشد. حتی از منظر جامعه شناختی و جمعیت شناسی و علم آمار با فراوانی جمعیتی و اقلیمی ایران این مساله به خصوص در ورزش شاید پربیراه نباشد.
اما دلیل نتیجه گیری های کشورهایی چون ژاپن، کره یا حتی عربستان در رویدادهای بزرگ در کنار شکست های مداوم ما چیست؟

چه چیزی از گذشته تا کنون در آن کشورها و برای آن تیم ها تغییر کرده و برای ما با وجود فوتبالیست های آماده و با استعدادمان همچنان ثابت و راکد مانده است؟

تیم سازی و یک درد تاریخی

خیلی از ما اولین جواب مان یک چیز خواهد بود: ما تیم نیستیم، آنها تیم بهتری هستند.
البته پاسخ درستی داده اید. این شاید بزرگترین دلیل این مساله ی تاریخی باشد.
ما در زیرساخت، ساختار، فرایند استعدادیابی، افزایش روحیه جنگندگی، همراهی و همیاری گروهی و خیلی از مصداق های یک کار تیمی موفق ضعف و کاستی فراوانی داریم.
ما تیم سازی را بلد نیستیم. حفظ یک تیم خوب را یاد نگرفته ایم.

این همان کاریست که تیمی مثل ژاپن به خوبی از پس آن برمی آید. شما در هر حرکت ژاپن نه یک بازیکن تنها که گویی حرکت هوشمندانه ی یک تیم واحد و تحرک یک ساختار درست را می بینید.
پس خیلی نیازی به توضیح چرایی اهمیت تیم سازی و کار تیمی در موفقیت و رشد نیست.

سالهاست برای همه ما این اهمیت و اولویت روشن شده است اما هنوز از آن فراری هستیم.

 اگر بخواهیم تیم سازی موفقی داشته باشیم و حتی در یک سازمان کوچک یا تجارت و کسب و کارمان تیم موفقی بسازیم باید چه کار کنیم؟  چه راه هایی پیش روی ما قراردارد؟ به چه نکاتی باید توجه کنیم؟

تیم سازی چیست؟

همه ما این کلمه را بارها شنیده ایم. تیم سازی یا به انگلیسی Team building، امروزه یکی از وظایف رایج و مهم سازمان‌های مختلف است که از آن به عنوان ابزاری برای ترغیب کارمندان جهت انجام فعالیت‌های اشتراکی استفاده می‌کنند. به اعتقاد نویسندگان مجله معتبر فورس، تیم سازی و سازمان دهی، مهم‌ترین سرمایه‌گذاری برای هر کسب و کار و سازمان در مسیر موفقیت محسوب می‌شود.

وجود یک تیم قوی و هماهنگ با احساس نزدیکی و همراهی در اعضای تیم، موجب تضمین بهره‌وری بالا و ایجاد یک محیط کاری مثبت می‌شود. سازمان‌ دهی صحیح کارکنان، به نوعی به آن‌ها برای ادامه کار انگیزه مضاعف می‌دهد و موجب گسترش تعامل بین آن ها می‌شود.

مزیت های تیم سازی برای سازمان

شاید بتوان تیم سازی و داشتن یک تیم خوب را صندوق ذخیره موفقیت سازمان دانست.
در منابع مختلف علمی، مزیت‌های گوناگونی برای فرایند تیم سازی ذکر شده است که برخی از مهم‌ترین آن‌ها به طور خلاصه عبارتند از:

• ایجاد اعتماد میان اعضای گروه
• کاهش و مدیریت تعارضات سازمانی
• تشویق به افزایش همکاری و فعالیت گروهی
• بهبود روحیه گروهی نیروی انسانی
• امکان استفاده از نقاط قوت هر شخص
• پوشش نقاط ضعف افراد از طریق فعالیت گروهی و آموزش
• تقویت نگرش‌های مثبت
• ایجاد روابط‌های کاری طولانی مدت و وفادارانه
• بهبود ارتباطات شخصی و انسانی میان همکاران
• تقویت انگیزه و روحیه رشد
• ایجاد رغبت برای استفاده از تجارب دیگران

اما یکی از مهم‌ترین و اصلی ترین فواید تیم سازی در سازمان‌ها، تقویت روحیه کاری و فعالیت گروهی در کنار دیگر همکاران برای هر شخص است. کارمندانی که عضو یک گروه هستند، با یکدیگر همدلی بیشتری دارند و همیشه در تلاش هستند تا عیب‌های یکدیگر را پوشش دهند.

در یک تیم قدرتمند و موفق، رقابت شخصی میان اعضا چندان مطرح نیست و تنها هدف، موفقیت گروه است. اگر رقابتی هم در جریان باشد یک مسابقه سالم رشد و تعالی سازمانی و شخصی است که در نهایت به سود کل سازمان تمام خواهد شد.

 زیرا همه اعضای گروه برای رسیدن به این موفقیت تلاش می‌کنند و حتی استعدادهای پنهان آن‌ها نیز در این راه شکوفا خواهد شد و مانند یک افزونه‌ی نیتروی قدرتمند برای موتور محرکه سازمان عمل خواهد کرد.

5 روش برای تیم سازی موفق 

تیم سازی و کارگروهی به یک اصطلاح بسیار رایج و کلیشه ای تبدیل شده است. امروزه اغلب سازمان ها از آن به عنوان ابزاری برای ترغیب کارکنان جهت رسیدن به اهداف مشترک و انجام وظایف مورد نظر از آن استفاده می کنند.

در بسیاری موارد نیز تبدیل به یک شعار توخالی برای نمایش یک گروه موفق از یک مجموعه پاشیده از هم و متفرق است.

اما تمام این موارد از اهمیت تیم سازی و کار گروهی نمی کاهد. مجله فوربس در یکی از مقالات خود می‌گوید:

«تیم‌سازی مهم‌ترین سرمایه‌گذاری است که می‌توانید برای افراد خود انجام دهید. اعتماد ایجاد می کند، تعارض را کاهش می دهد، ارتباطات را عمیق می کند و همکاری را افزایش می دهد.» 

اما برای اینکه این نکات مثبت اتفاق بیفتد، باید در هنگام انجام فعالیت های تیم سازی، نوآور باشید. سعی کنید به ایده های مدرن برای رشد روحیه تیمی و گروهی فکر کنید. شاید اغلب این ایده ها تکراری باشد اما کلی راه نوآورانه با توجه به خصوصیات افراد خود و روحیات آنها پیش روی خود دارید که باید کشف و اجرایشان کنید.
به تیم ایده آلی که به عنوان یک رهبر سازمانی خواهید داشت فکر کنید. شیوه های درست تیم سازی را اجرا کنید که به کارمندان و همکاران اجازه می دهد از نقاط قوت خود برای ایجاد ارزش های بهتر و بلندمدت برای کسب و کار شما به عنوان یک کل واحد استفاده کنند. 

ما هم به شما توصیه می کنیم برای اینکه خیالتان راحت تر باشد، 5 روش برتر تیم سازی که در زیر برایتان نوشته ایم را   پیاده سازی کنید، شاید چند قدم بلند به آنچه می خواهید نزدیکتر شوید:

•  سیستم شناسایی و پاداش کارکنان
• ناهار یا پیک نیک های تیمی

• ابتکارات تمرین گروهی

• بُرزدن یا بهم زدن کارها

• بچه های خود را به سر کار بیاورید

 در مورد نحوه استفاده از شیوه های تیم سازی بالا در زیر بیشتر خواهید آموخت.

تو ارزشش را داری !

 بسیاری از مردم می‌دانند که کار هشت ساعته در روز می‌تواند شما را از نظر ذهنی، جسمی و عاطفی ضعیف کند. بدیهی است که اگر صاحب کسب و کاری هم هستید، نمی خواهید این اتفاق برای خودتان یا پرسنل تان بیفتد. قطعا کارکنان سرحال و با انگیزه بهره وری بیشتری دارند، که به نوبه خود، سودآوری را افزایش می دهد.

به منظور انجام این امر، بسیاری از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که یک سیستم شناسایی و پاداش را به عنوان وسیله‌ای برای تقویت مثبت روحیه به کارکنان خود ارائه دهند. خلاق باشید: پاداش‌های عملکرد، کارت‌های هدیه، استراحت های طولانی تر و فرصت های بیشتر ناهار، روزهای تعطیل اضافی و … فقط چند راه برای دادن حس ارزشمندی به اعضای گروه هستند که باید در نظر داشته باشید.

دورهمی های ما !

 “من که دارم از گرسنگی میمیرم! میای بریم ناهار؟ ” این جمله بارها در بسیاری از محیط‌های اداری گفته می‌شود. اما اگر این جمله را به عنوان یک مدیر به نیروهای خود بگوئید این ایده فراتر از یک جمله خشک و خالی خواهد بود. ناهار با مدیر یا مدیران، در یک رستوران خارج از سایت کاری، راهی عالی برای صاحبان مشاغل است تا رفاقت و صمیمیت تیمی را در میان کارمندان خود تشویق کنند.

به اشتراک گذاشتن غذا و داشتن معاشرت با افرادی که با آنها کار می کنید، خلاقیت و مهارت های ارتباطی را افزایش می دهد. این همچنین به تقویت پیوندهای شخصی و رفاقت سازنده بین همکاران کمک می کند، که در نهایت باعث تقویت پیشرفت حرفه ای و توسعه همه جانبه کسب و کار می شود.

 همه ورزش کنند! 

 بسیاری از ما به این نقطه صفر رسیده ایم. گاهی اوقات آنقدر درگیر وقت گذاشتن در کار می شویم که فراموش می کنیم برای خودمان وقت بگذاریم. این قطعاً می تواند در طول زمان تاثیر منفی زیادی بر سلامتی شما بگذارد، به خصوص اگر در یک محیط اداری با وظایف ثابت کار می کنید. برای همین تعدادی همکار پیدا کنید و با هم ورزش کنید. انجام تمرینات تناسب اندام گروهی در بسیاری از زمینه ها نتایج مثبتی ایجاد می کند. اگر توسط همکاران تان تشویق شوید، با هم ورزش کنید و لذت ببرید، به احتمال زیاد انگیزه بیشتری خواهید داشت. داشتن دوستان و همکاران در کنار خود به شما این امکان را می دهد که یکدیگر را تحت فشار قرار دهید و از احساس موفقیت در کنار هم لذت ببرید. و البته، اگر با گروهی از افراد ورزش می کنید، احتمال کاهش وزن، سوزاندن کالری و سبک زندگی بهتری خواهید داشت. یعنی رسما یک تیر و چند نشان!

حالا نوبت این یکی کار است!

 گردش کار یا بر زدن وظایف محوله با توجه به توانایی ها بین اعضای تیم به خلاقیت، عقل سلیم و احتیاط نیاز دارد. با این حال، یک راه عالی برای ترغیب مردم به تفکر خارج از چارچوب همیشگی و تکراری است. پرسنل شما با انجام این کار قطعا قدردانی قوی‌تری از مسئولیت‌های مختلف در کسب‌وکار یا تیم خواهند داشت و ارزش زحمات همدیگر را بهتر درک خواهند کرد. چیزی شبیه به هم زدن بازیکنان در یک تمرین کوچک لیگ فوتبال یا والیبال. تغییر پست ها و پوزیشن افراد به اعضای تیم شما امکان می دهد تا همه کاره تر شوند و به عنوان کارکنانی مولتی تسک و چند منظوره ارزش کلی سازمان شما را افزایش دهند.

بچه هایی که دیگر روی گاز نیستند!

شاید این جمله را به شوخی در خیلی از مواقعی که کسی عجله داشته است گفته اید : ( انگار بچه اش روی گازه). بله همیشه برای توجیه عجله ی همکاران یا دوستانمان که نگران فرزندان در منزل یا کودکانشان هستند و با حضور ذهن در یک دورهمی، سرکار یا مهمانی حاضر نشده اند این جمله را می گوییم. 

یا اینکه «من به زمان بیشتری با بچه‌هایم نیاز دارم» این عبارتی است که اغلب در بسیاری از مکان‌های شغلی از مردان و زنان همکار می‌شنویم. اما هیچکس به راه حل فکر نمی کند، خب، آنها را با خود بیاورید.

در چارچوب عقلی و منطق، این مفهومی است که وقتی به درستی و طبق اصول مشخص اجرا شود، واقعاً می تواند سرگرمی و هیجان را به محل کار بیاورد. بسیاری از جوانان با کمال میل نشستن روی میز مدرسه خود را با نشستن پشت میز کار پدرشان به مدت یک روز عوض می کنند، اگر برنامه آنها اجازه دهد حاضرند این را بارها امتحان کنند. این نه تنها به کارکنان زمان بیشتری برای ارتباط با فرزندانتان می دهد، بلکه همه افراد سازمانتان را به طور کلی به هم نزدیکتر می کند.

 

شش نکته که هرگز نباید در مورد تیم سازی فراموش کنید!

• فرایند تیم سازی می‌تواند سخت یا آسان باشد و این موضوع به عوامل مختلفی همچون آشنایی اعضا با یکدیگر بستگی دارد. رهبر گروه باید شناخت مطلوبی نسبت به تمامی اعضا داشته باشد تا بتواند آن‌ها را کنار یکدیگر جمع‌ کند. در فعالیت‌های سازمانی، داشتن روحیه کار گروهی یکی از شروط اصلی استخدام محسوب می‌شود و بسیاری از مدیران، این موضوع را در جلسه مصاحبه مطرح می‌کنند. 

 

• یکسو کردن نظرات و دیدگاه‌های اعضای گروه به سمت یک هدف مشخص، بسیار مهم است. حتی در بهترین گروه‌ها نیز احتمال ایجاد اختلاف نظر وجود دارد و مدیر باید به دقت و احتیاط این اختلاف نظرها را از بین ببرد. 

 

• یکی از فواید قابل توجه تیم سازی در سازمان‌ها، افزایش فرهنگ سازمانی یا Company culture است. منظور از فرهنگ سازمانی، هرگونه ارزش، هنجار، نگرش و هدف می‌باشد که در هر سازمانی وجود دارد. به عبارتی دیگر، فرهنگ سازمانی شخصیت یک شرکت را مشخص می‌کند و کارکنان باید به آن پایبند باشند. طبق اعلام وبسایت Indeed که از مطرح‌ترین وبسایت‌های شغل‌یابی در جهان است، اکثر متقاضیان شغل، ارزش زیادی برای فرهنگ سازمانی شرکت‌ها قائل هستند. 

 

• در جلسه‌هایی که برای بررسی عملکرد گروه برگزار می‌شود، لازم است تا اعضا و کارمندان با یکدیگر احساس راحتی داشته باشند و بتوانند نظرات خود را بدون لکنت بیان کنند. انتقادها و پیشنهادهای هریک از اعضا باید توسط سایرین و رهبر گروه شنیده شود و در صورت نیاز اقدامات لازم برای اقدام روی آن ها صورت بگیرد. 

• تعهد به فعالیت‌ها و اهداف گروه، موجب ایجاد همدلی و رفاقت میان اعضا می‌شود؛ به طوری که آن‌ها در ساعات کاری همواره نسبت به انجام کارها و پوشش نقاط قوت و ضعف یکدیگر توجه دارند. از طرفی این تعهد، هیجان و اشتیاق کارکنان را نسبت به کار بیشتر می‌کند. 

 

• شناخت افراد برونگرا نسبت به درونگراها، معمولاً آسان‌تر است. افراد برونگرا روابط اجتماعی قوی تری دارند و به سادگی می‌توانند با سایر اعضا و حتی ورودی‌های جدید، ارتباط برقرار کنند. اما افراد درونگرا گاهی اوقات در ایجاد ارتباط با دیگران دچار مشکل هستند و حتی این مشکل ممکن است بر روی کیفیت کار گروهی نیز اثر بگذارد. در چنین شرایطی مدیر و سرگروه وظیفه دارند تا رفتار افراد درونگرا را به طور کامل کنترل کند و اجازه ندهند که آن‌ها از مسیر اهداف گروه دور شوند. افراد برونگرا نیز باید به طور صحیح هدایت شوند تا موجب اختلال در عملکرد دیگر افراد گروه نشوند. 

در کل یادتان باشد، احاطه به شخصیت شناسی و داشتن دانش نسبت به روحیات اعضای تیم می تواند برگ برنده ی یک مدیر و رهبر هوشمند برای هدایت سازمان و ایجاد رضایت شغلی در نیروی انسانی باشد.